Microsoft Office 365

Microsoft Office 365

Met Microsoft Office 365 heb je een digitale versie van je werkplek, waarmee medewerkers altijd en overal toegang hebben tot de laatste versie van Officeprogramma’s. Nu plaats- en tijdonafhankelijk werken steeds belangrijker wordt, zien steeds meer organisaties de voordelen van Office 365 in.

Microsoft Office 365 biedt een nieuwe manier van werken die bedrijfsprocessen stroomlijnt en productiviteit bevorderd. Bovendien zijn belangrijke documenten hiermee altijd beschikbaar, op ieder apparaat. Zo zorg je dat jouw medewerkers toegang hebben tot de collega’s en informatie die ze nodig hebben om hun werk optimaal uit te voeren en samen te werken, waar en wanneer dan ook!

SharePoint: de start van jouw werkdag

Vind je het lastig om steeds bij te houden welke applicaties je nodig hebt om je werk te doen? Wil je graag vanuit één centrale plek jouw werkdag beginnen? Met het SharePoint-portaal is dat mogelijk! Dit portaal is het centrale vertrekpunt voor alle webapplicaties en organisatiebrede informatiebronnen. Via (gepersonaliseerde) knoppen krijg je toegang tot al jouw applicaties. Daarnaast bevat SharePoint een nieuwsoverzicht, waar de belangrijkste nieuwsberichten worden gedeeld met de hele organisatie. Medewerkers kunnen deze nieuwsberichten liken en er reacties onder plaatsen. Het portaal wordt zo het hart van de sociale interactie binnen jouw organisatie. Wil je graag dat iedere medewerker nieuws kan delen, of juist alleen de interne communicatieafdeling? We richten het portaal zo in dat het past bij de wensen van jouw organisatie!

Smoelenboek: een gezicht bij de naam

Soms ben je op zoek naar de juiste persoon voor een opdracht, maar weet je niet waar je moet beginnen. Het Smoelenboek zorgt ervoor dat alle informatie van je medewerkers op één overzichtelijk plek wordt aangeboden. Zo achterhaal je gemakkelijk het telefoonnummer van die ene collega die je laatst sprak. En dankzij de profielfoto’s kun je eindelijk een gezicht plaatsen bij de namen in je e-maillijst. In het Smoelenboek zoek je onder andere op voor- en achternaam, functie en afdeling. Wil je extra velden toevoegen, zoals hobby’s, opleidingen of LinkedIn-gegevens? Dat kan! We richten het Smoelenboek in naar de wensen van jouw organisatie. Zo bepaal je bijvoorbeeld zelf of medewerkers hun eigen gegevens kunnen invullen, of dat dit centraal wordt geregeld. Met het Smoelenboek kweek je onderling vertrouwen en wordt het contact persoonlijker.

DMS: vind de juiste documenten

Maar liefst 83 procent van de kantoormedewerkers verliest elke dag tijd met de bewerking en het beheer van documenten, zoals het handmatig samenvoegen van verschillende versies en het terugzoeken van oude bestanden. Onnodig, vinden wij! Want met een sterk documentbeheer gaat dit percentage flink omlaag. Het documentmanagementsysteem (DMS) integreert volledig met Microsoft Office 365. Zo zorg je ervoor dat je sneller bestanden terugvindt, altijd en overal toegang hebt tot jouw documenten en documenten kunt laten goedkeuren door bijvoorbeeld het management. Alle workflows kunnen we samen met jouw organisatie bepalen en inrichten. Het DMS is gebouwd op basis van Microsoft SharePoint Online. Dat is handig, want veel organisaties maken al gebruik van Office 365. Met DMS wordt het beheer van documenten laagdrempelig en eenvoudig!

Teams: efficiënt samenwerken op afstand

Samenwerken op afstand kan soms flinke uitdagingen opleveren. Want wat is de beste manier om elkaar te bereiken? En wat doe je als je samen wil werken in hetzelfde bestand? De grote hoeveelheid verschillende tools levert bovendien ook veel frustratie op bij werknemers. Met Teams heeft Microsoft de ideale samenwerkingstool ontwikkeld. Op het digitale platform komen alle losse Office-applicaties samen, waardoor je in één gedeelde werkruimte optimaal kan (samen)werken. Teams is een chatplatform voor online communicatie, maar biedt daarnaast uitgebreide functies om samen te werken met collega’s. Zo is er de mogelijkheid om videovergaderingen te houden, videogesprekken op te nemen en bestanden te delen en bewerken met meerderen tegelijk. De naam zegt het al: in Microsoft Teams staat het werken in teams centraal!

Workflows: minder administratieve rompslomp

Waarschijnlijk herken je het wel: iedere maand moet je weer hetzelfde Excel-formulier invullen om jouw onkostendeclaratie door te sturen naar personeelszaken. En de goedkeuring van je verlofaanvraag is zo uitgebreid dat je pas na twee weken de goedkeuring krijgt. Door goed ingerichte workflows toe te passen zorg je ervoor dat dit soort administratieve processen wordt geautomatiseerd. Medewerkers vullen gemakkelijk het juiste formulier in, dat vervolgens aan de manager wordt aangeboden. Deze kan de aanvraag beoordelen of extra informatie opvragen, allemaal vanuit één simpel mailtje! Workflows zijn een onderdeel van Microsoft Office 365 en integreren daardoor makkelijk met SharePoint en Teams. Gebruikt jouw organisatie steeds vaker Teams om te chatten, videobellen en samen te werken? Dan kun je vanaf nu ook verlofaanvragen, onkostendeclaraties en opleidingsaanvragen volledig geïntegreerd aanbieden in Teams! We passen de workflows aan op de wensen van jouw organisatie.