Een efficiënter verkoopproces bij Hooftman Volvo dankzij workflows in SharePoint

De administratie van het verkoopproces van Hooftman Volvo is gedigitaliseerd en geautomatiseerd dankzij de inzet van SharePoint workflow.

Hooftman Volvo Autobedrijven is een Volvo-dealer met vestigingen in Alphen aan de Rijn, Schoonhoven, Waddinxveen en Woerden. Het familiebedrijf wordt gerund door broer en zus Ivor en Martine Hooftman. “Martine is verantwoordelijk voor de serviceafdelingen en werkplaatsen en ik voor sales en marketing”, legt Ivor uit. “Ik ben me nu echt aan het richten op de automatisering van onze processen. We deden veel dingen dubbel en er kwam een hoop papierwerk bij kijken. Daar wilde ik graag van af.” Met behulp van de workflow in Microsoft SharePoint heeft Acknowledge deze processen voor een groot deel gedigitaliseerd en geautomatiseerd. De administratieve verwerking van de verkoop wordt zo een stuk gemakkelijker, sneller en efficiënter voor de verkoopadviseurs én de administratief medewerkers.

Flexibel werken

De Volvo-dealervereniging gaf Acknowledge de opdracht om alles naar de cloud te brengen op basis van Microsoft 365. “Ik kwam er na die migratie achter dat we nog niet optimaal gebruikmaakten van de voordelen van het (samen)werken in de cloud. Toen zijn we opnieuw rond de tekentafel gegaan”, vertelt Ivor. Acknowledge heeft voor Hooftman een totaal nieuwe werkplek gerealiseerd, met een goede inrichting van Microsoft 365 waarbij SharePoint en Teams optimaal worden benut. Ivor: “Bij ons hingen de devices vast aan de locatie. Je kon op plek A inloggen en je bestanden bewerken, maar vervolgens had je op plek B geen toegang meer tot die bestanden. Wij willen flexibel zijn en mensen de kans geven thuis te werken. Elke medewerker heeft nu daarom zijn of haar eigen device die gekoppeld is aan het persoonlijke account. Zo kunnen ze altijd en overal werken en meteen aan de slag!”

Geautomatiseerd verkoopproces

Een belangrijk onderdeel van de nieuwe werkwijze is het efficiënter maken van interne processen, zoals het verkoopproces. “We liepen er vaak tegenaan dat er meerdere versies van hetzelfde document rondzwierven. Bovendien werden heel wat documenten rondgemaild. Dat was niet optimaal”, legt Ivor uit. Onze Microsoft-experts gingen aan de slag met een ontwerp voor de nieuwe workflow voor het verkoopproces, van order tot archief. “Binnen Teams en SharePoint hebben we een overzicht gecreëerd waar alle verkopen terug te vinden zijn, gesorteerd per vestiging. Via statuswijzigingen worden de toegang en zichtbaarheid van de folder aangepast. Door alle relevante gegevens bij te houden in één lijst hoeft de administratie minder folders bij te houden”, vertelt John-Pierre van Deursen, functioneel consultant SharePoint bij Acknowledge. Een verkoopadviseur hoeft nu alleen maar een verkoopformulier in te vullen en ‘Verkoopadministratie’ aan te vinken. De administratie kan vervolgens op dezelfde plek met het dossier aan de slag.

Nieuwe werkwijze

Het grootste deel van de medewerkers is positief over de overgang naar de cloud en Microsoft 365. “De 30 procent van de mensen die de nieuwe omgeving gebruikt om samen te werken aan bestanden moest erg wennen in het begin. Teams en SharePoint werken toch anders dan een documentje opslaan op de server”, vertelt Ivor. Informatiemanager Gilbert Noblesse vult aan: “De adoptie van het nieuwe werken was een flinke uitdaging. Hooftman kwam van een situatie waarbij medewerkers al lange tijd op dezelfde manier hadden gewerkt. Het duurde even voordat iedereen ging inzien dat die nieuwe manier van werken ook daadwerkelijk tijd gaat schelen. We zijn daar in het begin denk ik iets te makkelijk overheen gestapt.” Gelukkig begint ook deze groep steeds meer de voordelen van Teams en SharePoint te ervaren. Ivor: “Nu ze de mogelijkheden leren kennen komen ze ook zelf met ideeën. Dat is wat we willen!”

Direct schakelen

Momenteel worden de laatste punten opgepakt om de workflow verder te optimaliseren. “Het project is afgerond en de consultants zijn inmiddels aan de slag met een nieuw project, dus het duurt iets langer dan ik hoopte. Toch ben ik uiterst tevreden over hoe het allemaal is gelopen. Gilbert, John-Pierre en technisch consultant André Muller zijn mijn helden! Zij bouwen het uiteindelijk. En ik merk dat ik het ook prettig vind om te schakelen met degenen die het maken, dat werkt gewoon heel fijn. Ik vind het leuk dat dit binnen Acknowledge mogelijk is”, vertelt Ivor over het project. Hij geeft de samenwerking dan ook een 7,8. “Omdat ik vind dat er heel veel dingen in één keer goed zijn gegaan. Vooral in die week van de overgang. Mijn grootste angst was dat de medewerkers niet aan het werk konden. En dat is gewoon heel goed gegaan!”