Documenten worden tegenwoordig bijna altijd digitaal bewerkt en gedeeld. Dit werkt namelijk een stuk sneller en efficiënter dan papieren versies. Toch brengt documentbeheer een hoop uitdagingen met zich mee. Want welke versie is de juiste? Wat zijn de regels en richtlijnen voor het delen van documenten? En hoe ga je om met vertrouwelijke documenten? Met document management krijg je weer controle over de bestanden in jouw organisatie.
Voor elke organisatie is het een uitdaging om op de juiste manier met documenten om te gaan, doordat de hoeveelheid informatie steeds sneller en harder groeit. Er wordt gebruikgemaakt van veel verschillende manieren van bestanden delen en organisaties raken de grip op hun informatiestromen kwijt. Uit een onderzoek van Harris Interactive blijkt dat maar liefst 83 procent van de kantoormedewerkers elke dag tijd verliest met de bewerking en het beheer van documenten. Dit tijdverlies heeft zelfs een groter effect op de productiviteit dan bijvoorbeeld spam of internetproblemen. Document management biedt een oplossing voor deze grote uitdagingen.
De uitdagingen van versiebeheer
Een van de belangrijkste uitdagingen van document management is het versiebeheer. Een indrukwekkende 88 procent van de kantoormedewerkers ervaart hier problemen mee. Zo werkt 47 procent van de eindgebruikers wel eens aan de verkeerde versie van een document. En meer dan de helft van de kantoormedewerkers (57 procent) weet vaak niet welk bestand het juiste is. Als gevolg van slecht versiebeheer zijn medewerkers veel tijd kwijt aan het zoeken naar het goede document (73 procent) of het samenvoegen van verschillende versies (56 procent). Bovendien ontvangen leidinggevenden, collega’s of klanten regelmatig de verkeerde versie (48 procent).
Goed document management
Document management richt de levenscyclus van documenten efficiënt in, van creëren tot archiveren. Het wordt daardoor een stuk gemakkelijker om samen te werken aan één document. Bestanden zijn beter beschikbaar en vindbaar én de authenticiteit wordt gewaarborgd. Om document management succesvol te laten verlopen is het belangrijk dat het een onderdeel is van het informatiebeleid van een organisatie. Op beleidsniveau kunnen aspecten als de doelstellingen, verantwoordelijkheden, randvoorwaarden en kwaliteitsbewaking optimaal worden ingevuld. De vier fases van documentbeheer (creatie, productie, distributie en opslag) worden op operationeel niveau bepaald.
Het documentmanagementsysteem
Een documentmanagementsysteem (DMS) is een software-oplossing voor bedrijven. Het is een flexibel systeem dat helemaal kan worden aangepast op de wensen en cultuur van een organisatie, waardoor het volledige controle biedt of vrij werken met documenten toestaat. Een goed instapmodel is SharePoint, onderdeel van Microsoft 365. Binnen SharePoint kan document management eenvoudig en laagdrempelig worden ingericht door de juiste Microsoft 365-applicaties te combineren, zonder dat daar grote investeringen voor nodig zijn. SharePoint is dus het perfecte startpunt om structureel documenten te beheren, zonder de dure aanschaf van een volledig DMS. Het programma bevat sites waarbinnen je kunt samenwerken met jouw eigen team, afdeling of projectgroep. Het heeft daarnaast een ingebouwde bibliotheek om documenten te beheren. En je (sociale) intranet functioneert als startpagina van waaruit je nieuws kunt delen met de hele organisatie.
Efficiënter en productiever
Goed document management leidt tot minder frustratie en meer werkplezier bij medewerkers, doordat ze sneller en gemakkelijker toegang hebben tot documenten en niet meer met verkeerde versies werken. De informatiestromen zijn beheersbaar en voldoen aan de geldende wetgeving en richtlijnen voor dataveiligheid. Bovendien verbetert de productiviteit flink. Medewerkers verliezen gemiddeld drie uur per week aan productiviteit door problemen met het vinden en beheren van documenten. Een sterk documentmanagementsysteem en een goede werkwijze brengen dit verlies terug naar gemiddeld anderhalf uur per week. Dit kan al gauw oplopen tot een kostenbesparing van €300.000 per jaar voor een organisatie van 100 medewerkers (tegen een intern uurtarief van €50). En organisaties die al gebruik (willen gaan) maken van Microsoft 365 hoeven niet extra te investeren in dure tooling of systemen. Met de juiste inrichting van SharePoint is een eerste stap richting een efficiënter documentbeheer snel gezet.
Document management in jouw organisatie
Veel organisaties maken al gebruik van Microsoft 365, maar ervaren nog niet het gemak van SharePoint als documentmanagementsysteem. Wil jij het documentbeheer in jouw organisatie ook een boost geven? Ons Microsoft 365-team vertelt je er graag meer over!
