Flexibel werken en de moderne werkplek zijn bijna niet meer weg te denken uit veel organisaties. Maar vanwege de coronacrisis werken ineens meer mensen thuis dan ooit! Hoe kun je er nou voor zorgen dat je thuis net zo efficiënt werkt als op kantoor? We geven je een aantal praktische tips voor jouw thuiswerkplek.
Planningen, schema’s en afspraken voor gezin of huisgenoten. We hebben het de afgelopen weken allemaal voorbij zien komen. In deze blog richten we ons op de ICT-kant van het thuiswerken. Zo creëer jij thuis een fijne werkplek voor jezelf.
Goede communicatievoorzieningen
Een van de grootste uitdagingen bij het thuiswerken is het contact onderhouden met collega’s en klanten. Goede telefonie- en communicatievoorzieningen zijn dan ook onmisbaar. Je kunt hiervoor je (zakelijke) telefoon gebruiken, maar wij raden aan om zoveel mogelijk te videobellen. Hier zijn verschillende online communicatietools voor beschikbaar. Door te videobellen kun je elkaar zien én horen, als je tenminste een goede koptelefoon of headset gebruikt.
Tip: zet je geluid op stil wanneer je niet aan het woord bent. Zo voorkom je dat er veel ruis ontstaat bij het (video)gesprek met collega’s.
Krachtige internetverbinding
Een van de belangrijkste eisen voor een goede thuiswerkplek is een sterke internetverbinding. Bijna alle thuiswerktoepassingen maken gebruik van internet en zonder een goede verbinding loop je kans op haperingen bij het videobellen of krijg je geen verbinding met ICT-systemen.
Tip: heb je problemen met je wifiverbinding? Gebruik dan (tijdelijk) een wifihotspot via je zakelijke mobiele telefoon. Hou wel je dataverbruik in de gaten!
Fijne thuiswerkplek
Dit is misschien een open deur, maar daardoor niet minder belangrijk! Een goede ICT-werkplek is essentieel om je werkzaamheden goed uit te voeren. Hiervoor heb je een laptop of workstation nodig, een of twee goede monitoren, toetsenbord, muis en eventuele overige randapparatuur. Een losse laptop werkt misschien handig voor een paar uurtjes, maar bij structureel thuiswerken is een goede en volledige werkplek de beste keuze.
Tip: vraag je werkgever of je jouw beeldscherm en randapparatuur tijdelijk kan en mag meenemen van kantoor voor je thuiswerkplek. Geen tweede beeldscherm voorhanden? Gebruik dan tijdelijk een Tv-scherm.
Samenwerken en plannen
Als je in een team werkt is het belangrijk om goede afspraken te maken over de gezamenlijke tool die jullie gebruiken om samen te werken, werkzaamheden te plannen en documenten en bestanden te delen. Zorg ook dat iedereen zich hier aan houdt. Niks zo vervelend als het bijhouden van meerdere tools, waardoor je tegelijkertijd een e-mail ontvangt van een collega, gebeld wordt via Teams en een berichtje ontvangt op Slack. Stel periodieke (bijvoorbeeld dagelijkse of wekelijkse) doelen en reflecteer hier gezamenlijk op. Dit houdt de vaart erin en zorgt voor een evenredige bijdrage aan successen.
Tip: vervang de (interne) e-mail voor een chat, zodat de online communicatie met je collega’s sneller verloopt.
Dagelijkse videostand-up
Een gezamenlijke digitale start van de dag zorgt voor een stukje sociale binding en interactie. Iedereen in het team heeft elkaar weer even gezien en gesproken en weet wat er op de takenlijst van collega’s staat. Voorbeelden van goede tools voor digitale vergaderingen of videogesprekken zijn Microsoft Teams, Skype for Business, Apple FaceTime en Cisco WebEx.
Tip: afhankelijk van de tool die je gebruikt zijn er opties die het videobellen nog praktischer maken. Zo kun je tijdens een videogesprek in Microsoft Teams de achtergrond van je thuiswerkplek vervagen.
Securityrichtlijnen voor je thuiswerkplek
Wanneer je niet op kantoor werkt is het extra belangrijk om de securityrichtlijnen van je organisatie te volgen. Lock je devices wanneer je afwezig bent, sluit overige vensters wanneer je een scherm deelt tijdens het videobellen, gebruik geen shadow IT en sla geen bedrijfsdata op lokale gegevensdragers op. Daarnaast circuleren er op dit moment veel phishing mails met betrekking tot het coronavirus. Ben hier dus extra scherp op!
Tip: zorg dat je op de hoogte bent van het securitybeleid van je organisatie én handel hier ook naar.
Wil jij altijd op de hoogte blijven?
We brengen regelmatig blogs en whitepapers uit waarin we inspelen op belangrijke technologische trends. Blijf jij graag op de hoogte van het laatste nieuws en interessante ontwikkelingen? Meld je dan aan voor onze e-mails!
