Een betere inzet van ICT door optimale communicatie

4 minuten leestijd
Een betere inzet van ICT door optimale communicatie

Het is misschien niet altijd meteen duidelijk, maar ICT-projecten hebben altijd in mindere of meerdere mate impact op de medewerkers in je organisatie. Tijdens zo'n verandering ontstaat in veel gevallen onduidelijkheid over de nieuwe werkwijze, waardoor de overgang niet soepel verloopt en de productiviteit aanzienlijk vermindert. Hoe gaat jouw organisatie om met de veranderingen, communicatie en begeleiding van ICT-projecten?


Projecten en veranderingen die ‘aan de achterkant’ plaatsvinden, zoals een vervanging van de ICT-infrastructuur, zijn vaak nauwelijks zichtbaar en merkbaar voor je medewerkers. Maar projecten ‘aan de voorkant’ hebben eigenlijk altijd een directe en grote impact op het werk van de eindgebruikers, bijvoorbeeld wanneer werkplekken, devices of applicaties worden vervangen. Een goede communicatie is dus belangrijk om jouw ICT-project zo goed mogelijk te laten verlopen. Dit vraagt om een gedegen aanpak.

Weerstand tegen verandering

Wat gaat er veranderen en waarom? Welke impact heeft dat op mijn werk? Kan ik daar straks wel goed mee omgaan? Medewerkers die niet op tijd zijn geïnformeerd blijven met dit soort vragen zitten en dat is meer dan terecht. Als je verwacht dat mensen overstappen van het vertrouwde naar het onduidelijke en onbekende ontstaat er weerstand. En deze weerstand is in veel gevallen direct toe te schrijven aan het ontbreken van goede communicatie en ondersteuning tijdens een ICT-project. Met duidelijke en laagdrempelige informatie, op het juiste moment en met de juiste mensen gedeeld, worden vragen vaak al beantwoord voordat ze gesteld worden. Toch zien we nog te vaak dat organisaties uitdagingen hebben op dit gebied of communicatie simpelweg vergeten mee te nemen als integraal onderdeel van een ICT-project. Dat zorgt onbewust voor een verlies aan productiviteit en kwaliteit.

Tevredenheid en productiviteit

Wanneer een nieuwe werkwijze niet wordt geadopteerd door de eindgebruikers heeft dit niet alleen een negatief effect op de productiviteit, ook de ICT-tevredenheid van medewerkers daalt. En dat is jammer, want de insteek van ICT-projecten zou volgens ons juist gericht moeten zijn op een verbetering van de productiviteit en kwaliteit, zowel aan de ICT-kant als richting de medewerkers van je organisatie. Binnen een verandertraject is er daarom veel aandacht nodig voor het hoe en waarom van de verandering. Vaak is de eerste uitdaging welke afdeling hiervoor verantwoordelijk is. De ICT-afdeling, de afdeling communicatie of de afdeling waar opleiding en training is belegd? Misschien moet de externe ICT-leverancier dit wel aanbieden als aanvullende dienst? Uiteindelijk is het vooral belangrijk om een goede onderlinge afstemming tussen alle afdelingen te creëren. Zo kom je tot een goede, duidelijke en integrale communicatie richting de organisatie.

Goede communicatie

Een sterke communicatie start al bij het begin van een verandertraject en zou over het gehele traject verweven moeten zijn, zelfs tot na de afronding. Goede communicatie vangt veel onduidelijkheid af en zorgt voor begrip en draagvlak onder medewerkers. Nadat dat je samen met alle betrokkenen bepaalt waarover de organisatie geïnformeerd moet worden is het ook belangrijk om na te denken over de middelen die je gaat inzetten om de verandering zo goed mogelijk te begeleiden. Je kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van referentiekaarten, instructievideo’s, trainingen en zelfstudiemateriaal. Door te kiezen voor het juiste middel krijgen jouw medewerkers de handvatten die ze nodig hebben om direct (zelf) aan de slag te kunnen gaan.

Flexibele medewerkers

Door gebrekkige communicatie verloopt de adoptie van nieuwe technologie dus niet optimaal. We zien het nog steeds regelmatig in de praktijk. Zonde, want ICT-projecten zijn aantoonbaar succesvoller als communicatie wordt gezien als integraal onderdeel en kritische succesfactor van het project. En dat levert direct meer betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers op, met minder productiviteitsverlies en meer voldoening voor de ICT-afdeling tot gevolg. Op de lange termijn zien we zelfs een hoger rendement op ICT-investeringen en een flexibele organisatie waarin er een hogere bereidheid tot veranderen is. En juist het vermogen tot verandering is – zeker in dit technologische tijdperk – een zeer belangrijke eigenschap voor elke organisatie.

Onze aanpak voor communicatie

Wij hebben als dienstverlener jarenlange ervaring op het gebied van complexe verandersituaties. Hieruit is onze visie op de combinatie van verandering, communicatie en ICT ontstaan. Zo begeleiden we ICT-projecten bij onze klanten en zetten de juiste vormen van communicatie in om het project zo goed mogelijk te laten verlopen. We noemen dit ICT Happiness. Met onze aanpak motiveren we werknemers, benutten talenten en tillen het werk van onze klanten naar een hoger niveau! Zo haal jij het allerbeste uit de technologische ontwikkeling van jouw organisatie.