Acknowledge verzorgde voor VO Zeeuws-Vlaanderen de Office-migratie van de mailomgeving en data van vijf verschillende scholen naar één uniforme Microsoft 365-omgeving.


Acknowledge denkt met je mee. Dit is wel een partij waar we zaken mee willen blijven doen.

Davey der WeduweHoofd ICT bij VO Zeeuws-Vlaanderen

Op 1 augustus 2018 fuseerden vijf Zeeuwse scholen – die in totaal onderwijs bieden aan 4.500 studenten – samen tot de Stichting Voortgezet Onderwijs Zeeuws-Vlaanderen (VO Zeeuws-Vlaanderen). Binnen het gezamenlijk bestuur van VO Zeeuws-Vlaanderen is een aantal ondersteunende diensten centraal geregeld, waaronder de ICT. “Een van de zaken die we met onze bovenschoolse stichting hebben afgesproken is dat we allemaal hetzelfde mailplatform gebruiken en ongeveer dezelfde digitale werkplek hanteren”, vertelt Davey der Weduwe, hoofd ICT bij VO Zeeuws-Vlaanderen. Acknowledge nam de migratie van de diverse mailsystemen en persoonlijke data naar Microsoft 365 onder haar hoede. Dit traject verliep in volledige afstemming met andere projecten, zoals de herinrichting van de netwerk- en werkplekinfrastructuur. Door de goede samenwerking met NewComm IT, Force Fusion, Delta Fiber en de ICT-dienst van VO Zeeuws-Vlaanderen beschikken de studenten en medewerkers van de verschillende scholen over een uniforme ICT-omgeving, met ruimte voor hun eigen karakter.

Migratie van de mailomgeving

Voordat de Office-migratie van start ging is eerst goed in beeld gebracht welke mailomgevingen en manier van werken op de verschillende scholen werden gehanteerd. “Acknowledge heeft hier zeker een rol gespeeld door op detailniveau te kijken hoe omgevingen en functionaliteiten waren ingericht”, vertelt Davey. De migratie is in verschillende fasen uitgevoerd. In de zomervakantie van 2019 vond de eerste migratie plaats voor twee scholen in Terneuzen die fuseerden tot het Lodewijk College. Deze scholen kwamen van twee heel verschillende mailomgevingen (GroupWise en Gmail) en bestandssystemen (NTFS-fileshares en Google Drive). Ze zijn beiden overgezet naar Exchange Online en OneDrive in de gezamenlijke Microsoft 365-omgeving van VO Zeeuws-Vlaanderen.

Laatste scholen

In de voorjaarsvakantie van 2020 was het Zwin College in Oostburg aan de beurt. Deze school maakte al gebruik van Microsoft 365 en zijn ook overgezet naar de nieuwe omgeving. “In de zomervakantie van 2020 zijn de laatste twee scholen, het Reynaertcollege en de Praktijkschool Hulst, samengebracht en aangesloten op de gezamenlijke werkomgeving”, legt Davey uit. Mike van Eck, managing consultant bij Acknowledge, vult aan: “Inmiddels werken een kleine 5.000 studenten en medewerkers in Microsoft 365 met behoud van hun e-mail, agenda’s, contactpersonen en persoonlijke data uit voormalige systemen.” Zo kwam de Office-migratie tot een succesvol einde.

Uniforme digitale werkplek voor de hele organisatie
Veilig en volledig behoud van alle data
Gerichte begeleiding van de eindgebruiker

Grootschalig project met meerdere partijen

De Office-migratie is onderdeel van een groot project, waarbinnen veel verschillende trajecten samenkomen, zoals het bedraad netwerk, de internetverbindingen en de levering van hardware. Samen met externe projectmanager Paul Ossewold was Davey als hoofd ICT verantwoordelijk voor de aansturing: “Op een gegeven moment waren we actief in dertien verschillende projecten tegelijk. Het was een samenwerking tussen veel verschillende interne afdelingen en externe partijen. Je merkt dat je ook meer en meer op elkaar ingespeeld bent en dat het traject steeds makkelijker gaat.” Een groot deel van het overleg en de werkzaamheden vonden online plaats, waarbij direct gebruik werd gemaakt van Microsoft Teams. Door op deze manier frequent overleg te voeren bleef de voortgang goed bewaakt en werden ontwikkelingen meteen besproken.

Uitdagende Office-migratie

Ook voor Acknowledge was de migratie een uitdagend project. “De bronsystemen waren bij iedere school anders, wat betekende dat we voor iedere migratie steeds heel goed alles moesten testen. Daarnaast waren er docenten die over een account beschikten bij verschillende scholen. Deze data moest zorgvuldig worden gemigreerd naar één mailbox, zonder gegevensverlies”, legt Mike uit. Omdat mailboxen en documenten dagelijks worden gebruikt was het daarnaast heel belangrijk dat er zo min mogelijk downtime was. Mike: “De migratie werd op de achtergrond al uitgevoerd. Gebruikers konden daardoor op een vooraf bepaald tijdstip simpelweg omschakelen en direct verder werken.” De lijst met gebruikers is continu aan verandering onderhevig, zoals wanneer er nieuwe medewerkers in dienst komen of studenten afstuderen. Een goede afstemming met de applicatiebeheerders en de leerling- en personeelsadministratie was dus heel belangrijk.

Onder tijdsdruk

Ondanks de omvang van het project is de Office-migratie volgens planning verlopen. Davey: “Onder tijdsdruk zijn bepaalde zaken in een heel kort tijdsbestek gerealiseerd, terwijl je daar normaal gezien een half jaar of langer de tijd voor hebt in de voorbereiding. Voor ons bleek het actueel houden van het overzicht van te migreren accounts lastig, zeker in een periode waarin veel studenten in- en uitstromen en medewerkers van baan wisselen. Foutjes die hierdoor ontstonden werden snel opgepakt en hersteld, zodat de overlast tot een minimum beperkt bleef. Hier moet je echt goed de tijd voor nemen. Door de lessons learned van de eerste migratie toe te passen verliepen de volgende migraties een stuk soepeler.”

Uniformiteit voor de scholen van VO Zeeuws-Vlaanderen dankzij een gefaseerde Office-migratie

De adoptie van ICT

Tijdens en na het project was ook de nodige aandacht voor het adoptieproces van de eindgebruikers. Er zijn inloopspreekuren georganiseerd en flyers gemaakt om de belangrijkste informatie te communiceren. “Natuurlijk zijn er wel vragen binnengekomen, maar het viel in verhouding echt mee. We hebben de medewerkers als gehele groep geïnformeerd. In de toekomst zou ik willen kijken hoe we mensen individueel in kunnen lichten. Ik denk dat ze dan nog beter zijn voorbereid.”, vertelt Davey. Acknowledge heeft aansluitend aanvullende sessies verzorgd om de medewerkers verder te instrueren en ondersteunen.

Scherp en kritisch

De samenwerking met Acknowledge is goed bevallen: “Het was fijn, transparant. Mensen denken gewoon echt goed mee, ondanks dat de consultants onze omgeving niet kennen. Het grote voordeel van Mike is dat hij uit het onderwijs komt en daardoor weet waar je op moet letten. Dat is gewoon heel erg prettig. Je hebt echt iemand nodig die goed kan meedenken, het kaf van het koren kan scheiden, bepalen waar de focus ligt en deadlines behaalt.” We vroegen Davey of hij de samenwerking met Acknowledge in een cijfer kon samenvatten: “Ik denk toch zeker wel een acht, misschien wel een negen zelfs. Mike is superscherp en durft ook kritisch te zijn. En de techneuten van Acknowledge stonden dag en nacht klaar. Bij elke livegang kon ik erop rekenen dat Mike of een van zijn collega’s aanwezig waren. Dat toont vertrouwen en betrokkenheid.”