Acknowledge hielp Badotherm de overstap te maken van Skype for Business naar bellen met Microsoft Teams, zodat medewerkers nu via één applicatie samenwerken.
De communicatie was goed en het voorstel heel duidelijk. Dat geeft vertrouwen!"
Nick BlokkerIn de afgelopen 60 jaar groeide Badotherm uit van een klein productie- en reparatiebedrijf voor thermometers tot een gevestigde producent van scheidingsmembranen, drukmeters, temperatuurmeters en toebehoren met locaties in Europa, het Midden-Oosten, Azië en Noord- en Zuid-Amerika. In het Nederlandse hoofdkantoor werd gebeld via Skype for Business, terwijl vergaderingen al in Microsoft Teams plaatsvonden. “Het was al ons doel om via één communicatieplatform samen te werken. In de coronatijd heeft de wens om te bellen met Teams een vogelvlucht genomen, omdat iedereen ineens thuis moest werken”, vertelt Nick Blokker, bedrijfsanalist bij Badotherm. Acknowledge werd ingeschakeld om het traject in goede banen te leiden.
Communiceren via één applicatie
Binnen Badotherm werd Skype for Business gebruikt voor interne en externe telefonie en chatten. Nadat de organisatie Office 365-licenties kreeg is alle interne communicatie overgebracht naar Microsoft Teams. Omdat het niet efficiënt is om medewerkers in twee omgevingen te laten werken ontstond de vraag om ook de overige telefonie in Teams te integreren. “Hoewel Skype for Business en Teams allebei Microsoft-producten zijn, werken ze niet helemaal goed samen. Het is voor de medewerkers van Badotherm bovendien fijner om via één applicatie te kunnen communiceren, zowel intern als extern”, legt Rudy Koenen, consultant bij Acknowledge, uit. Wij kregen als ICT-partner van Badotherm de kans een voorstel te doen. “We hebben al eerder succesvol gebruikgemaakt van de diensten van Acknowledge, onder andere voor de server en hardware. In het offertevoorstel werd duidelijk geschetst wat de mogelijkheden zijn, dus kozen we ervoor om het project met Acknowledge op te pakken”, vertelt Nick.
Een hybride omgeving
De Teams-specialisten van Acknowledge lieten in een demo de mogelijkheden van bellen met Teams zien. Vervolgens inventariseerden ze de wensen voor de inrichting. “Wij zijn met mensen op de vloer gaan praten om de behoeften te bepalen. Dit is uiteindelijk meegenomen in het gepresenteerde plan”, legt Nick uit. Een van de grootste uitdagingen tijdens het project was de tussenfase waarin zowel gebruik werd gemaakt van lokale servers met telefonie als van bellen met Teams. “Het hybride maken van de omgeving heeft even tijd gekost. Dit was nodig om de pilotgroep de mogelijkheid te bieden de nieuwe omgeving te testen voordat alle medewerkers werden overgezet. Gelukkig is het uiteindelijk gelukt om de testomgeving gereed te maken. De testgebruikers kregen tijdens de testperiode de beschikking over tijdelijke telefoonnummers en controleerden of extern bellen en gebeld worden zonder problemen verliep”, vertelt John-Pierre van Deursen, functioneel consultant bij Acknowledge.
Van Skype for Business naar Microsoft Teams
Bellen en gebeld worden via één omgeving
Medewerkers werken een stuk efficiënter
Bellen en gebeld worden
Het testen verliep gelukkig zonder problemen. De hoogste tijd om de hele organisatie te migreren! Nick: “Op de dag van de overgang was Johan (van der Wiel, engineer bij Acknowledge) op locatie aanwezig om alles in goede banen te leiden. Na de opstart verliep alles eigenlijk gelijk zoals gepland.” Om extern bereikbaar te blijven voor relaties zijn de nummers van de Skype for Business-omgeving overgezet naar de Teamsomgeving, inclusief callgroepen. Hierdoor blijft Badotherm voor relaties op dezelfde manier bereikbaar. “We kunnen bellen en we worden gebeld! Het voordeel was dat we al even met Teams werkten voor de interne communicatie, waardoor de overgang niet groot is. Het was in het begin wel even wennen voor gebruikers dat er iets meer tijd zit tussen het opnemen en het daadwerkelijke contact met de persoon aan de andere kant van de lijn”, vertelt Nick.
Een fijn project
Nick is heel tevreden over het verloop van het project: “We zijn van tevoren goed ingelicht en het plan is ook op die manier uitgevoerd, én binnen budget. Ik vond het fijn dat duidelijk werd aangegeven wat de mogelijkheden zijn, hoe het zit met het overnemen van de nummers en hoeveel tijd daarvoor nodig is. We konden ook altijd bij Rudy terecht met vragen en hij reageert snel”, zegt Nick. Rudy vult aan: “De samenwerking met Badotherm is erg prettig verlopen. Alle beslissingen zijn gezamenlijk en in overleg genomen, waardoor het een fijn project is geweest.” Als we Nick vragen om het project een cijfer te geven denkt hij even na: “Dat is altijd lastig. Ik denk toch een 8,5! Het traject is helemaal goed verlopen, alleen het overzetten naar de hybride omgeving duurde iets langer. Maar uiteindelijk is het opgelost en dat is het belangrijkst!”