De evaluatietooling van Edux werkt volledig automatisch

Dankzij de evaluatietooling van Edux worden formulieren automatisch met deelnemers gedeeld. De gegevens zijn integraal inzichtelijk via Microsoft Teams.

Als onderdeel van Wij zijn JONG richt Edux zich op de professionalisering van medewerkers in de kinderopvang en het onderwijs. De trainers en adviseurs van Edux zorgen dat professionals genoeg kennis en vaardigheden verkrijgen om hun werk met daadkracht uit te voeren. Edux kwam bij Acknowledge met de wens hun evaluatiesysteem te automatiseren. Manager en onderwijsadviseur Annemie Wouters-Mackus legt uit: “We krijgen eigenlijk al jaren positieve feedback van onze klanten, maar zoeken ook al jaren naar een manier om dat meer systematisch vast te leggen en vooral meer geautomatiseerd uit te zetten.”

Audit ISO-certificering

Vanuit hun ISO-certificering krijgt Edux jaarlijks een audit. “We komen altijd glansrijk door de ISO, maar kregen wel vaak de terugkoppeling dat we een meer gestandaardiseerde manier moesten vinden voor het verzamelen van onze feedback”, legt Annemie uit. “Het was vooral belangrijk dat de oplossing tijdwinst oplevert en betrouwbaar en veilig is.” Voorheen waren trainers en adviseurs zelf verantwoordelijk voor het delen van een online vragenlijst. Nadat deze door de klant was ingeleverd moesten ze hem zelf doorsturen naar de administratie. Annemie: “Dat is natuurlijk foutgevoelig en makkelijk over het hoofd te zien, zowel door onze trainers als door de klant. Het is bovendien omslachtig en arbeidsintensief.”

Automatisch systeem

Onze functioneel consultant John-Pierre van Deursen ging aan de slag met een evaluatietooling: “De adviseurs geven een seintje bij de backoffice van Edux wanneer een incompany traject is afgerond. Trainingen vanuit het opleidingscentrum worden van tevoren ingepland. Een dag na de einddatum van een traject krijgen alle deelnemers automatisch een mail met het verzoek de evaluatie in te vullen. De link in deze mail bevat een guid, waarmee het systeem kan volgen of de deelnemer de evaluatie heeft ingevuld. Zo niet, dan wordt na twee weken automatisch een herinneringsmail verstuurd. Voor het evaluatieformulier maken we gebruik van Power Pages. Antwoorden komen automatisch in SharePoint terecht. Ze zijn zo volledig in te zien door coördinatoren. De trainers en adviseurs zien enkel de anonieme resultaten van de projecten waar zij zelf bij betrokken zijn.”

Data altijd en overal inzien

Het systeem is inmiddels helemaal ingericht. “Ik ben er superenthousiast over!”, vertelt Annemie. “Wat voor mij de grootste meerwaarde heeft is dat de verantwoordelijkheid van het evalueren bij een adviseur is weggehaald. Zij hoeven alleen de backoffice een seintje te geven wanneer hun traject is afgerond en de rest wordt automatisch geregeld.” De resultaten zijn via SharePoint beschikbaar en kunnen daardoor ook in Microsoft Teams worden bekeken. Annemie: “Dat werkt heel prettig, omdat we eraan gewend zijn met Teams te werken. Elk moment van de dag kan ik mijn data inzien. Doordat ik geen andere app hoef te openen kijk ik ook vaker. En zo voorkomen we dat er weer een nieuw systeem aan onze omgeving wordt toegevoegd.”

AVG-proof

Dankzij het nieuwe systeem kan Edux veel uitgebreider evalueren. “Ik vind het waardevol dat adviseurs hun eigen feedback in kunnen zien. Daarom krijgen zij daar zelf ook toegang toe”, legt Annemie uit. “Iedereen krijgt hiervoor dezelfde link, maar ze zien alleen hun eigen trainingen. Dit werkt dus helemaal AVG-proof. Alleen de backoffice en een aantal managers hebben toegang tot de volledige data. We draaien daar per kwartaal een overzicht van uit, zodat we op Edux-niveau kunnen zien hoe onze organisatie presteert.” Daarnaast kan de data op veel verschillende filters worden gesorteerd, zoals per team of type training. De resultaten uit de evaluaties komen in de klantdossiers samen met de mondelinge evaluaties die de adviseurs vastleggen.

Snelle livegang

Momenteel worden de laatste aanpassingen aan het geautomatiseerde evaluatiesysteem doorgevoerd. Annemie: “Aan de voorkant – de omgeving die de klant ziet – stond alles klaar. Toen zijn we live gegaan. Aan de achterkant moest nog het een en ander worden ingericht, maar daar hadden onze klanten geen last van.” Deze snelle livegang was mede het gevolg van de aankomende ISO-audit. “De kans dat er vanuit de ISO-audit feedback zou komen op onze wijze van evalueren was groot”, vertelt Annemie. “Het was dus heel tof dat ik kon laten zien dat we het helemaal hadden ingericht en de eerste formulieren al verstuurd waren. Je kunt ook niet eindeloos blijven testen, want sommige bugs vind je pas nadat je een systeem in gebruik neemt.”

Afgestemd proces

De samenwerking tussen Edux en Acknowledge is goed verlopen. “Het is in het begin altijd even zoeken, omdat je met iemand samenwerkt die niet uit jouw dienstverlening komt”, legt Annemie uit. “Je gaat iets menselijks en een systeem bij elkaar brengen. Dat is denk ik heel goed gelukt. Het voelde als een proces dat werd afgestemd op wat wij nodig hadden, zonder dat het een standaard verhaal was. John-Pierre is daarin ook heel laagdrempelig als persoon. Het is makkelijk en snel schakelen met hem. De uitdaging zit nu nog in de afronding van het project en de overdracht naar onze ICT-afdeling. Ik geef de samenwerking dan ook een dikke acht. Ik ben trots en blij dat het staat!”