Samenwerken met tools voor online communicatie

3 minuten leestijd
Samenwerken met tools voor online communicatie

Op afstand communiceren met collega’s blijkt nog best een uitdaging. Want niemand zit te wachten op hoge telefoonrekeningen en e-mails krijgen we al genoeg binnen. Gelukkig zijn er een aantal tools voor online communicatie die ons helpen om zelfs op afstand goed met elkaar samen te werken.


Om je telefoonlijn en inbox zo veel mogelijk te ontlasten hebben we vier tools voor online communicatie op een rijtje gezet die gebruikmaken van bijvoorbeeld chatten en videobellen om contact te houden met teamleden. Ontdek de voordelen van collaboration!

Samenwerken met Slack

Slack: snelle en directe online communicatie

Slack.com is een chatplatform waarmee je alleen contact hebt met leden van jouw besloten groep. Dit kunnen een of meerdere afdelingen zijn, maar ook een gehele organisatie. Binnen Slack start je gemakkelijk openbare of privéchats op met andere leden, bijvoorbeeld wanneer je binnen een team aan een bepaalde opdracht werkt. En binnen een chat kun je videobellen met een collega.

Voordelen

  • Simpel, toegankelijk en makkelijk in gebruik
  • Je communiceert sneller én beter met elkaar
  • Goed te integreren met een grote hoeveelheid tools, zoals Jira of YouTube
  • In te stellen naar eigen voorkeuren, bijvoorbeeld met chatbots
  • Te gebruiken op alle devices
  • Het basispakket is gratis beschikbaar

Nadelen

  • De algemene kanalen (General en Random) kunnen soms voor afleiding zorgen
  • Je moet een stuk alerter zijn op de veiligheidsrisico’s van je organisatie (maak hier afspraken over)
  • Videobellen met meer dan twee personen is alleen mogelijk in de betaalde variant

Samenwerken met tools voor online communicatie: Microsoft Teams

Microsoft Teams: efficiënt samenwerken en vergaderen

De naam zegt het al: in Microsoft Teams staat het werken in teams centraal. Ook Teams is een chatplatform voor online communicatie, maar biedt daarnaast uitgebreide functies om samen te werken met collega’s. Zo is er de mogelijkheid om videovergaderingen te houden, videogesprekken op te nemen en bestanden te delen en bewerken met meerderen tegelijk.

Voordelen

  • Communiceren, bestanden delen en samenwerken werkt heel efficiënt
  • De historie wordt vastgelegd, zodat er nooit informatie verloren gaat
  • Integreert met alle andere Office 365-apps op jouw device
  • De omgeving kan volledig naar eigen wensen worden aangepast en uitgebreid
  • Met de speciale app toegankelijk op alle devices
  • Iedereen met een Office 365-abonnement maakt gratis gebruik van alle functionaliteiten
  • Je data is veilig dankzij de integratie met alle Office-apps

Nadelen

  • Het gebruik van Teams vraagt om een uitgebreid adoptietraject binnen de organisatie, zodat er niet te veel tooling circuleert
  • Voor elke groep en elk team worden automatisch zaken aangemaakt (bijv. een SharePoint-site), waardoor een ingewikkelde structuur met veel lagen kan ontstaan

Samenwerken met Google Hangouts

Google Hangouts: digitaal bellen

Hangouts is Google’s berichtendienst voor alle devices, voorheen bekend onder de naam Google Talk. Je kunt (video)vergaderingen houden met maximaal tien personen, waarbij je ook video’s, presentaties en bestanden kunt delen via je scherm.

Voordelen

  • De gebruikersinterface is eenvoudig, overzichtelijk en snel
  • Je kunt mediabestanden versturen
  • Aan jouw eigen telefoonnummer of Google-account te koppelen
  • Gesprekken zijn op meerdere apparaten terug te lezen en te vervolgen
  • Een account is gratis aan te maken

Nadelen

  • Alleen bellen naar andere Google Hangouts-gebruikers is gratis
  • Niet mogelijk om video’s of geluidsbestanden te versturen

Samenwerken met WhatsApp

WhatsApp: direct chatten en videobellen

Met ruim twee miljard bezoekers wereldwijd is WhatsApp een van de meest gebruikte tools voor online communicatie. Deze mobiele instant messaging-app vindt dan ook steeds beter zijn weg van de consumentenmarkt naar het zakelijk gebruik.

Voordelen

  • Snel en gebruiksvriendelijk
  • Mediabestanden versturen zonder limiet
  • Mogelijkheid om groepsgesprekken op te starten of bulkberichten te versturen
  • Is gratis te gebruiken
  • Berichten zijn beveiligd met end-to-end-encryptie, zodat niemand anders mee kan lezen

Nadelen

  • Je kunt alleen andere WhatsApp-gebruikers bereiken
  • Maakt gebruik van data om berichten te kunnen versturen en te bellen
  • Je berichten zijn beveiligd, maar de gegevens die op je telefoon worden bewaard niet

Benieuwd naar onze voorkeur?

Hoe kies je uit deze tools voor online communicatie? Dat hangt af van jouw organisatie. Wij maken voornamelijk gebruik van Microsoft Teams, vanwege de veelzijdigheid en de integratie met andere Office 365-applicaties. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Wij vertellen je er graag meer over!