Office 365: de on- en offboarding van medewerkers in het onderwijs

4 minuten leestijd
Office 365: de on- en offboarding van medewerkers in het onderwijs

Wanneer nieuwe leerkrachten of andere medewerkers aan de slag gaan in je onderwijsinstelling, dan is het belangrijk dat ze toegang hebben tot alle benodigde systemen van Microsoft Office 365. Zo kunnen ze hun nieuwe functie optimaal beoefenen. De toegang tot systemen moet bij vertrek ook weer op tijd worden ingetrokken. Een goede on- en offboarding van medewerkers is dus heel belangrijk!


Microsoft Office 365 biedt een digitale versie van je werkplek waarmee medewerkers altijd toegang hebben tot de laatste versie van Officeprogramma’s en belangrijke documenten op ieder apparaat. Plaats- en tijdonafhankelijk werken wordt ook in het onderwijs steeds belangrijker. Het is dus logisch dat Office 365 zijn weg naar steeds meer scholen weet te vinden. Maar de mogelijkheden van Office 365 worden niet goed benut wanneer werknemers niet weten hoe ze ermee om moeten gaan. Het loont dus om aandacht te besteden aan de on- en offboarding van je medewerkers. Gelukkig biedt Office 365 hier een aantal handige oplossingen voor. Aan de hand van een user journey (gebruikersreis) laten we je zien hoe je een nieuwe docent zo snel en effectief mogelijk met de Microsoft-tooling kan laten werken.

Efficiëntie en toegankelijkheid

Vlak voordat het nieuwe schooljaar begint wordt Pieter, de nieuwe docent van een grote onderwijsinstelling, ingevoerd in het HR-systeem. Op basis van de persoonsgegevens wordt een standaard werkaccount met bijbehorend e-mailadres aangemaakt en automatisch geactiveerd. De ICT-afdeling heeft ervoor gezorgd dat de juiste licentie voor Office 365 direct wordt gekoppeld aan het e-mailadres van Pieter. Hierbij worden alleen de relevantie licentie-onderdelen geactiveerd. De inloggegevens en activatiedatum van het werkaccount komen op een veilige manier bij Pieter terecht, zodat hij meteen op zijn eerste dag toegang heeft tot alle benodigde Office-programma’s. De gedeelde bestanden, applicaties en digitale postvakken waar hij bij kan zijn specifiek opengezet voor een docent met zijn functie en rol. En hij krijgt op basis van het administratiesysteem voor leerlingen per klas toegang tot een online samenwerkingsplatform.

De eerste werkdag

Op zijn eerste werkdag ontvangt Pieter zijn mobiele werkplek: een tablet waarop hij direct kan inloggen met zijn nieuwe werkaccount. Overigens kan hij met precies dezelfde gegevens ook inloggen op de vaste werkplekken binnen de school en heeft zo toegang tot dezelfde functionaliteiten. Wil hij buiten school op de tablet werken? Dan moet hij eenmalig een multi-factor authenticatie (MFA) instellen. Alle applicaties zijn gekoppeld met single sign-on (SSO) en gepubliceerd in het portaal. Zo heeft Pieter na één keer inloggen veilig toegang tot al zijn applicaties. Zodra hij op zijn eerste werkdag inlogt op de tablet wordt het apparaat automatisch gekoppeld aan Microsoft Intune. Hierdoor kan hij veilig met de tablet werken en integreert de werkplek naadloos met de online Office 365-omgeving. Het werkprofiel is via de Active Directory Manager van Azure direct vanaf de eerste werkdag gevuld met betrouwbare gegevens en makkelijk te vinden door nieuwe collega’s. Door dit soort processen goed in te richten kan Pieter meteen goed aan de slag. Het grote voordeel is bovendien dat hij nu tijdens de les in het klaslokaal een bestand kan controleren, op kantoor achter zijn vaste pc zijn mails kan nalezen en thuis nog even snel de les van morgen voor kan bereiden.

Een goede adoptie

De Office 365-omgeving van Pieter is dus tot in de puntjes uitgewerkt. Maar weet hij eigenlijk wel hoe hij ermee aan de slag kan gaan? Deze digitale werkplek en de bijbehorende manier van werken is immers helemaal nieuw voor Pieter. Uit de praktijk blijkt dat het niet goed begeleiden van de implementatie van Office 365 vaak leidt tot het niet of nauwelijks gebruiken van de tools. Het is dan ook belangrijk dat de ICT-afdeling van de school een combinatie van de juiste (leer)middelen verstrekt, zodat nieuwe medewerkers meteen met de digitale werkplek aan de slag kunnen gaan. Pieter krijgt op zijn eerste dag een instructiekaart waarop staat uitgelegd hoe hij op zijn tablet kan inloggen met zijn nieuwe gegevens, wat single sign-on is en hoe hij met multi-factor authenticatie ook buiten het schoolgebouw kan werken. Op het intranet van de school staan bovendien een aantal instructievideo’s waarin deze handelingen nogmaals worden uitgelegd. Komt Pieter er echt niet uit? Dan staat de helpdesk van de ICT-afdeling altijd voor hem klaar!

De offboarding

Er komt een moment waarop Pieter de school weer gaat verlaten. Misschien heeft hij een nieuwe uitdaging gevonden, of heeft hij de pensioensleeftijd bereikt. Aan het eind van zijn laatste dag wordt zijn Office-account gedeactiveerd. Hiermee vervalt ook de toegang tot alle diensten die gekoppeld zijn via de SSO. De Office 365-licentie wordt ontkoppeld en is dan meteen weer beschikbaar voor Pieters vervanger of een andere nieuwe medewerker. De bestanden die Pieter heeft gedeeld blijven dankzij de goede back-up gewoon beschikbaar in de Office 365-omgeving. Zo gaat zijn harde werk niet verloren!

Implementatie in het onderwijs

Met een sterke on- en offboarding halen jouw medewerkers het meeste uit Office 365. Benieuwd hoe je jouw Office-omgeving het beste kan inrichten? Of kun je wel wat ondersteuning gebruiken bij het bedenken en maken van de juiste leermiddelen? Wij zetten onze ervaring met de implementatie van Office 365 bij onderwijsinstellingen graag in voor jouw organisatie!