De migratie naar Dynamics 365 Finance & Operations zorgt voor een modernisering van het facturatieproces van VPS.
De lijntjes zijn kort en we weten elkaar goed te vinden.”
Frank BiegstraatenInternationale organisatie Veritas Petroleum Services (VPS) helpt klanten verbeteringen aan te brengen in brandstofbeheer, brandstofkosten en de naleving van wet- en regelgeving op het gebied van scheepsbrandstoffen. Hun klantenset bestaat voornamelijk uit scheepseigenaren, energiecentrales, brandstofleveranciers en overheden. VPS maakte voor de financiële afhandeling van hun processen al jaren gebruik van Dynamics AX 2012. Ruim twee jaar geleden startte het project om over te stappen op het krachtigere Dynamics 365 Finance & Operations (F&O). “AX naderde zijn eindelevensfase. F&O biedt meer schaalbaarheid, flexibiliteit en toekomstbestendigheid. Een flinke stap vooruit, dus!”, vertelt onze Dynamics 365-consultant Niek Brinkhuis.
Veel maatwerk
Het Dynamics-team van Acknowledge was verantwoordelijk voor het beheer van de oude AX-omgeving. “Daar zat veel maatwerk in”, vertelt Frank Biegstraaten, IT-verantwoordelijke bij VPS. “Na heel wat puzzelen besloten we om het maatwerk onder te brengen in Dynamics Customer Engagement (CE) samen met onze partner BusinessBase. Voor de finance-omgeving wilden we gebruik maken van F&O.” Het was belangrijk dat het CRM-systeem CE en F&O goed met elkaar communiceerden. Niek legt uit: “In samenwerking met BusinessBase implementeerden we een slimme maatwerk oplossing voor de verwerking van verkoopfacturen. En we hebben een volledig nieuwe interface ontwikkelt waarmee klantfacturen automatisch worden overgezet. Dit zorgt voor een efficiëntere en foutloze verwerking van verkoopfacturen.” De inkoopfactoren worden automatisch verwerkt met de standaard oplossing van partner ISPnext.
Complexe omgeving
De grootste complexiteit zat in de op maat gemaakte oplossingen. “Wij proberen altijd zo klantgericht mogelijk te zijn. Dit maakt onze klantstructuur vrij complex. We schakelen direct met de eigenaar van een schip, maar ook met tussenliggende partijen. Soms delen klanten een rekening. En één klant kan voor verschillende diensten andere factureringsmomenten hebben. Daar zit veel complexiteit in”, legt Frank uit. De facturatietool moet daarnaast direct schakelen met het laboratoriumsysteem. Zodra een brandstofmonster binnenkomt wordt het nummer daarop gescand en een werkopdracht aangemaakt. Is het test- en adviesproces klaar, dan moet het resultaat worden verstuurd en wordt de werkopdracht klaargezet voor facturering.
Compleet nieuwe financiële structuur die betrouwbaar en flexibel is.
Implementatie van slimme factuurverwerking in samenwerking met ISPnext.
Ontwikkeling van een volledig nieuwe interface tussen CRM-systeem en F&O.
Zonder onderbrekingen
Om de uitrol van F&O goed te begeleiden liep de eerste paar weken een consultant van Acknowledge rond bij VPS om mee te kijken bij vragen en problemen. Frank: “Het was vooral spannend of onze facturen op tijd de deur uit zouden gaan na de migratie. En dat ging goed! Het operationele bedrijfsproces heeft continu doorgedraaid zonder onderbrekingen.” De eerste fase van het project is afgerond en alle medewerkers werken met het nieuwe systeem. “Functioneel staat alles nu goed, maar we hebben de bestaande situatie grotendeels overgenomen naar het nieuwe systeem. In fase twee kijken we waar we staan, wat we anders willen of waar verbeteringen mogelijk zijn”, vertelt Frank.
Modern systeem
De keuze voor Acknowledge als partner voor dit traject is het gevolg van onze jarenlange ondersteuning voor AX. Frank: “Het is ook een meerwaarde dat de consultants van Acknowledge ons al kennen en weten hoe onze organisatie in elkaar steekt. De lijntjes zijn kort en we weten elkaar goed te vinden. En geen poespas, daar hou ik wel van.” VPS is bovendien een Microsoft-first organisatie met kennis van AX. Mensen zijn gewend om daarmee te werken. “Ik hoor van het financeteam dat ze blij zijn dat ze over zijn naar F&O, omdat het een gemoderniseerd systeem is. Het nieuwe systeem is meer begrijpelijk en ze kunnen zaken makkelijker vinden”, deelt Leo Bakelaar, als IT-projectmanager bij VPS verantwoordelijk voor het technische gedeelte van het project.
Gemoedelijk
De aanloop naar het project had veel voeten in de aarde. Frank legt uit: “We hebben onvoldoende tijd genomen om echt goed op te schonen, omdat we die tijd niet hadden.” Hij raadt andere organisaties aan hier voldoende ruimte voor in te plannen. Dat maakt het ook makkelijker om beslissingen te nemen over de inrichting. “De livegang ging heel soepel met weinig stress. De omgang met elkaar was heel gemoedelijk”, zegt Frank. VPS krijgt nog één dag in de week ondersteuning van een consultant van Acknowledge. Frank: “Hij voelt als onderdeel van het IT-team.”