(function(d,s,i,r) { if (d.getElementById(i)){return;} var n=d.createElement(s),e=d.getElementsByTagName(s)[0]; n.id=i;n.src='//js.hs-analytics.net/analytics/'+(Math.ceil(new Date()/r)*r)+'/554273.js'; e.parentNode.insertBefore(n, e); })(document,"script","hs-analytics",300000);

De transitie van project naar beheer en de rol van tooling

Het in productie nemen van een project is een complex proces. De ''go-live'' wordt soms te eenvoudig afgedaan als een overdracht naar beheer, alsof de beheerafdeling het op magische wijze vanaf dag 1 zonder hulp kan ondersteunen. Een transitiefase is noodzakelijk.

 

DeTransitieVanProjectNaarBeheer.jpg

Risico’s en accountability

Vooral het overdragen van verantwoordelijkheden is riskant. Deze uitdaging wordt groter bij het gebruik van agile methoden. Daar het project dan niet eenmaal oplevert, maar meerdere keren, vaak zonder precies te weten wat de deliverables zijn per milestone. De overdracht naar beheer dient bij meerdere iteraties plaats te vinden bij de eerste go-live: alle teams dienen klaar te zijn voor het operationeel houden van het systeem. Gebruikers verwachten dat de servicedeskmedewerkers weten waar ze over praten en klanten verwachten rapportages over performance en beschikbaarheid.

De beheerafdeling dient waakzaam te zijn voor uitspraken vanuit het projectteam als: ''maakt u zich geen zorgen, wij ondersteunen het.'' In de praktijk blijkt namelijk maar al te vaak het tegenovergestelde: ''het is live, wij zijn klaar, het geld is op, het is nu van u. Succes en tot ziens!'' Dit is natuurlijk onacceptabel. De juiste oplossing is altijd een transitieperiode: het project blijft bestaan, heeft aandacht voor het systeem en werkt nauw samen met beheer. Dit voor een geleidelijke overdracht van kennis en activiteiten.

Zodra het live is, heeft beheer het geaccepteerd en is eigenaar. Niemand anders dan beheer kan eigenaar zijn van een live service! En geen accountability zonder bevoegdheid en verantwoordelijkheid. Beheer is altijd accountable. Kijk maar eens wie de CIO als eerste belt als er een verstoring is.

Documentatie

Natuurlijk zorgt een raamwerk als ITIL met de ''service lifecycle'' (strategy, design, transition, operation) perfect voor een structuur om de go-live te stroomlijnen. Zo hanteren wij voor de gang van project naar operatie een succesvolle transitieaanpak, met een transitiemanager die de regie houdt. Ik wil mij nu echter beperken tot één specifiek probleempunt: (technische) documentatie. Maar al te vaak wordt er binnen een project veel tijd aan opleverdocumentatie besteed. Helaas heeft deze als omgevingsdocumentatie voor beheer regelmatig maar één beperkte houdbaarheidsdatum: tot de eerstvolgende wijziging. Voor beheer is het namelijk niet praktisch om kleine changes binnen de documentatieboekwerken bij te houden, met versplintering als gevolg.

Dit kan efficiënter en effectiever. Een project doorloopt in hoofdlijnen de fasen functioneel ontwerp, technisch ontwerp, bouwen, testen en de go-live. De uiteindelijk op te leveren componenten (configuration items) met bijbehorende eigenschappen of attributen worden in het technisch ontwerp voor het eerst op papier gezet. Hier begint eigenlijk de levenscyclus van de betreffende server, switch of firewall al. Waarom dan wachten tot na de bouw-fase, of zelfs tot na de go-live, voordat deze componenten in het monitoringssysteem worden opgenomen?

Tooling

Wij maken gebruik van slimme monitoring en beheer tooling, die inspeelt op de levenscyclus van componenten. Deze tooling ondersteunt de transitiefase met een continue healthcheck. En genereert daarnaast automatisch een groot deel van de technische documentatie. De baseline die als opleverdocumentatie van het project geldt, gaat daarna naadloos over in omgevingsdocumentatie voor beheer. Op deze manier besparen we tijd, dwingen wij standaardisatie af en voorkomen we een hoop frustratie tijdens de transitie.

Bent u nieuwsgierig naar de manier waarop wij met onze tooling het leven van een systeembeheerder een stuk aangenamer maken? Neemt u dan gerust vrijblijvend contact met mij op.

Tom Peperkamp

Gerelateerde artikelen