(function(d,s,i,r) { if (d.getElementById(i)){return;} var n=d.createElement(s),e=d.getElementsByTagName(s)[0]; n.id=i;n.src='//js.hs-analytics.net/analytics/'+(Math.ceil(new Date()/r)*r)+'/554273.js'; e.parentNode.insertBefore(n, e); })(document,"script","hs-analytics",300000);

Met welke methode optimaliseer jij jouw bedrijfsprocessen?

Jouw organisatie heeft vast een groot aantal bedrijfsprocessen in omloop. Maar zijn deze allemaal wel zo efficiënt?  En welke methode(n) pas je toe om deze efficiënter te laten verlopen? Wij leiden je rond in de wereld van de beproefde methodes Lean, Lean Six Sigma, Agile en Scrum!

Methodes om jouw bedrijfsprocessen te optimaliseren

Iedere methode heeft zijn eigen kenmerken en voordelen. Wij zetten ze per methode voor je op een rij.

bedrijfsprocessen.png

LEAN

Met de Lean methode creëer je klantwaarde door bedrijfsprocessen te stabiliseren. Hierbij worden verspillingen vermijd. Lean bestaat uit 5 basisprincipes:

1. Definieer en maximaliseer de waarde voor de klant.
2. Verwijder alles wat geen klantwaarde toevoegt en elimineer verspillingen. 
3. Zorg dat het proces soepel loopt en creëer waarde stromen.
4. Wijzig push door de leverancier naar pull voor de klant. Dus lever alleen als er vraag naar is. 
5. Streef naar perfectie en continu verbeteren.

Lean leidt op korte termijn tot procesoptimalisatie. Op de middellange termijn komt er herinrichtingsoptimalisatie bij.

Een voorbeeld van een Lean verbetering: bij een Leasemaatschappij werd het aantal stappen om de status van een leaseauto op te vragen verminderd van 57 naar 9. De overige 48 stappen bleken vermijdbare verspillingen.

LEAN SIX SIGMA

Lean Six Sigma gaat een niveau veerder dan Lean. Hier worden de Lean bedrijfsprocessen robuust en ongevoelig voor externe verstoringen gemaakt. Dit gebeurt door reductie van variatie of door te zorgen dat het effect van variatie geminimaliseerd wordt.

Lean Six Sigma werkt volgens de DMAIC aanpak:

Lean4.png


Bij Lean Six Sigma worden in de diverse stappen veel statische gereedschappen gebruikt om resultaten en invloedfactoren objectief te meten en verbeteren. Bij deze methode worden zeer expliciete rollen vastgelegd. Tevens worden tussen elke fase overgang formele toets momenten vastgesteld. Meestal wordt Lean Six Sigma toegepast nadat de bedrijfsprocessen door een Lean aanpak al ontdaan zijn van alle verspillingen. De combinatie van Lean en Six Sigma heeft geleid tot de nieuwe term Lean Six Sigma.

Een voorbeeld van Lean Six Sigma: een Lean Six Sigma programma bij een forensische dienst in Europa leidde tot een reductie van de doorlooptijd over al hun producten van gemiddeld 136 dagen naar minder dan 13 dagen! Na deze doorlooptijdreductie wisten ze door de toepassing van Lean Six Sigma ook nog eens met 20 % extra kosten te verlagen.

AGILE

Agile is de vertaling van de Lean methode naar softwareontwikkeling. Agile richt zich op de werkende software in samenwerking met de klant. De huidige term ‘Agile’ is ontstaan in 2001 toen een aantal programmeurs eenduidigheid zochten. Vooral over een aantal waarden en richtlijnen vanuit hun eigen verschillende software ontwikkelmethodes wilden zij duidelijkheid. Het resultaat? Het ‘Agile Manifesto’ met de volgende adviezen:

  • Individuen en interactie boven processen en gereedschappen.
  • Werkende software boven uitgebreide documentatie. 
  • Samenwerkingen met de klant boven contract onderhandelingen.
  • Flexibel omgaan met veranderingen boven het volgen van het plan.

Uit deze adviezen zijn 12 principes afgeleid. Deze principes zijn te vergelijken met de principes van Lean: de klant staat centraal en flexibiliteit in het project is vereist. Lean en Agile zijn dus twee vergelijkbare principes voor verschillende toepassingsgebieden; de organisatie is Lean, de ICT is Agile.

SCRUM

Scrum is het kort cyclisch ontwikkelen van software. Scrum is één van de vele Agile technieken. Voorbeeld is het bouwen van mobiele apps in zeer korte ontwikkelcycli.

Scrum is één van de manieren waarop software ontwikkeld wordt en voldoet meteen aan de Agile principes. Andere methodes zijn: Extreme Programming (XP), Crystal, Agile SW Development (ASD) en Dynamic System development Method (DSDM). Scrum en Agile zijn dus geen synoniemen.

De RELATIE TUSSEN LEAN, LEAN SIX SIGMA , AGILE EN SCRUM

De overeenkomsten zitten ‘m vooral in het structureel en continu verbeteren van producten en diensten. Dit door onderliggende bedrijfsprocessen zo flexibel, robuust, doelmatig en doeltreffend mogelijk te organiseren.

Ga je één of meerdere methodes toepassen? Hou dan rekening met het volgende:

  • Het is verstandig om in je organisatie eerst met Lean te beginnen en daarna ook Lean Six Sigma te omarmen. Lean is laagdrempelig en leidt sneller tot succes. 
  • Lean en Agile zijn eenvoudig samen te implementeren. Wel is het nodig om wat betreft terminologie en aanpak deze twee methoden op elkaar af te stemmen. Eén gezamenlijke taal en hetzelfde referentiekader. 
  • Zowel bij Lean, Lean Six Sigma en Agile worden vaak methodes uit Customer Excellence gebruikt om de klantvraag duidelijk te krijgen. Denk hierbij aan de customer journeys, mystery shopping en meeluisteren met de servicedesk en de klant zelf.
  • Wanneer Agile op het ICT speelveld van toepassing is, kan dat niet zonder dat de organisatie ook meedoet. 
  • De finance & control functie is afhankelijk van Lean en Agile. Deze is vaak ingericht op basis van jaarlijkse cycli. Bij Agile ontwerp zijn de cycli vaak veel korter waardoor veel ondersteunende afdelingen (waaronder finance en control) zich dienen aan te passen. In deze gevallen gaat het niet primair over ‘Lean Finance’ maar over ‘Finance for Lean’.
  • De competenties die nodig zijn voor Lean, Lean Six Sigma en Agile dienen zo veel mogelijk in de eigen organisatie belegd te worden.

LEIDERSCHAP bij VERANDERING

Indien we alleen naar de kwaliteit kijken en de acceptatie verwaarlozen boek je geen succes. Dit betekent dat bij elke verandering er ook aandacht nodig is voor ‘change management’: leiderschap bij verandering en ‘soft skills’. Denk hierbij aan vragen als: hoe nemen we medewerkers mee in de verandering? Hoe enthousiasmeren we dat medewerkers zelf hun houding en gedrag veranderen? Medewerkers willen wel graag veranderen, maar niet veranderd worden.

Diverse aanbieders hebben aparte trainingen. Wij zijn van mening dat de ‘soft skills’ ook bij elke methode op een specifiek niveau gebruikt dient te worden. Daarom zijn de toepassingen van ‘soft skills’ ingebouwd afhankelijk van het verbetertraject.

Kostenverlaging van gemiddeld 30-40%

In bijna alle gevallen blijkt dat organisaties die met Lean starten gemiddeld 30 tot 40 % van hun operationele kosten verlagen. Hierbij blijft de kwaliteit gelijk of wordt zelfs nog hoger.

Start met lean werken en optimaliseer jouw bedrijfsprocessen

Klaar om ook jouw bedrijfsprocessen te optimaliseren? De Acknowledge Ackademy helpt je op weg met op jouw organisatie afgestemde Lean Six Sigma trainingen. Wij zijn door de International Association for Six Sigma Certification, geaccrediteerd als Accredited Training Organization. Zo ben jij verzekerd van de hoogste kwaliteit.

Vul hier jouw gegevens in, dan bezorgen wij de infographic in jouw mailbox. Zo heb jij de methodes om jouw bedrijfsprocessen te optimaliseren altijd bij de hand!

Gerelateerde artikelen