Wil je optimaal gebruikmaken van de moderne werkplek van Microsoft, dan ontkom je er niet aan: licenties. Maar hoe kies je de best passende Microsoft-licenties voor jouw organisatie? Ga je voor de meest uitgebreide versie, dan betaal je misschien meer dan nodig. Maar neem je te lichte licenties af, dan is je ICT-omgeving niet voldoende beschermd. Een goed licentiebeheer is een must!
Als je de mogelijkheden van Microsoft 365 binnen jouw organisatie wil inzetten heb je de juiste Microsoft-licenties nodig. Zonder licentie kunnen jouw medewerkers niet werken met de Office-applicaties. Microsoft biedt verschillende soorten licenties aan tegen uiteenlopende kosten. Het kan verleidelijk zijn om een goedkopere lage licentie af te nemen, maar dan voldoet je organisatie mogelijk niet aan de richtlijnen voor IT-security. De inrichting van je licenties vraagt dus om een gespecialiseerde aanpak.
Efficiëntie
De licenties van Microsoft worden jaarlijks verlengd. Het is verstandig om je licenties eens kritisch te beoordelen voordat deze verlenging ingaat. Zijn alle licenties nog in gebruik? Neem je de juiste licenties af voor de juiste gebruikersgroep? En voldoe je met de huidige licenties aan alle securityeisen en de IT-plannen voor de toekomst? We merken in de praktijk dat licenties veel efficiënter kunnen worden ingericht. Organisaties gaan vaak voor een goedkopere versie, maar lopen daardoor belangrijke functionaliteiten mis. Microsoft-licenties worden als een noodzakelijk kwaad gezien, terwijl juist die licenties ervoor zorgen dat alle medewerkers maximaal én veilig gebruik kunnen maken van de mogelijkheden van Microsoft 365. Onmisbaar dus!
Soorten Microsoft-licenties
Microsoft biedt licenties in de categorieën Frontline, Business en Enterprise. De Frontline-licenties worden ingezet voor medewerkers die maar op kleine schaal gebruikmaken van de moderne werkplek van Microsoft 365. Voorbeelden van dit soort functies zijn verpleegkundigen en vrachtwagenchauffeurs. Zij kunnen gebruikmaken van de webversie van Office-applicaties, zoals Outlook en Teams. Kantoormedewerkers krijgen over het algemeen een Business-licentie. Hierdoor kunnen ze altijd en overal (samen)werken met de applicaties van Office 365, terwijl ze voldoende beschermd zijn. Enterprise-licenties bieden dezelfde mogelijkheden als Business-licenties, maar met een hogere bescherming. Business-licenties kun je bovendien tot maximaal driehonderd medewerkers inzetten, terwijl er voor Enterprise-licenties geen limiet bestaat.
Inzet van persona’s
Binnen één organisatie kun je gebruikmaken van verschillende soorten licenties. Welke licentie je medewerkers nodig hebben hangt af van de inrichting van je moderne werkplek. In een ideale wereld stel je per gebruikersgroep (persona) vast welke functionaliteiten ze voor hun werk gebruiken en welke licentie daar het beste bij past. Wat we in de praktijk echter zien is dat organisaties vaak kiezen voor één soort licentie voor hun hele personeelsbestand of licenties in beheer hebben die niet meer worden gebruikt. Hierdoor betaal je mogelijk meer dan nodig. Het komt ook regelmatig voor dat medewerkers op managementniveau een te lage licentie hebben, waardoor ze niet optimaal beveiligd zijn. Gevaarlijk, want juist deze groep is heel gevoelig voor cyberaanvallen. Uiteraard komt hier ook een stuk bewustwording bij kijken. Goed licentiebeheer wordt daarom aangevuld met security awareness en ICT-adoptie.
Laat jouw licenties goed beheren
Worden de Microsoft-licenties binnen jouw organisatie binnenkort verlengd? Dan is dit hét moment om te controleren of ze nog voldoen aan je wensen en eisen. Een van onze gespecialiseerde consultants kijkt graag met je mee. Mogelijk kun je een hoop geld besparen!
