Herken je dit? De licenties voor je moderne werkplek zijn geregeld, Microsoft 365 draait en Copilot is uitgerold. En toch loopt het niet zoals gehoopt. Medewerkers werken om de tools heen, de servicedesk blijft druk en je krijgt het gevoel dat je stevig betaalt voor mogelijkheden die nauwelijks worden benut. Je bent niet de enige. Veel IT-verantwoordelijken herkennen dit patroon. Niet omdat de keuzes verkeerd waren, maar omdat technologie aanschaffen iets anders is dan technologie op de juiste manier vóór mensen te laten werken. Met de juiste tips haal je het meeste uit de moderne werkplek!

Alleen werkplektools zijn niet genoeg

De afgelopen jaren is het aanbod aan werkplektools explosief gegroeid. Microsoft 365 alleen al bevat tientallen applicaties; van Teams en SharePoint tot OneNote en inmiddels ook Copilot. Elke toevoeging lost in theorie een probleem op. In de praktijk ontstaat er echter vaak overlap: meerdere tools voor hetzelfde doel, medewerkers die zelf kiezen wat ze gebruiken en een licentieportfolio dat gestaag duurder wordt, zonder dat de waarde of productiviteit volgens de hoge verwachtingen meegroeit. Het probleem is in de praktijk zelden de technologie zelf, maar de aanname dat een uitgerolde tool een gebruikte tool is.

Wat organisaties vaak over het hoofd zien

Als je de totale kosten van een werkplek berekent, kijken de meeste organisaties naar één getal: het aantal seats. Maar de werkelijke kosten zitten ook in het beheer, ondersteuning en, vaak onderschat, de begeleiding die nodig is om mensen er daadwerkelijk mee te laten werken. Daarnaast zou je ook nog kunnen denken aan verloren productiviteit door tools die niet aansluiten op hoe mensen werken. Bovendien kan scepsis ontstaan bij medewerkers die na elke uitrol weer moeten wennen aan iets nieuws. Een kijkje achter de schermen laat meestal een aantal dingen zien: licenties die niet of nauwelijks worden gebruikt, tools die dubbel worden ingezet voor hetzelfde doel en onduidelijke afspraken over hoe welke tools worden ingezet.

Created with Sketch.
Moderne werkplek

Zo pak je het anders aan

Een paar concrete stappen die direct verschil maken:

  1. Koppel licenties aan rollen in plaats van aan personen. Niet iedereen heeft dezelfde set tools nodig. Een kenniswerker heeft andere behoeften dan iemand in de buitendienst of op de werkvloer.
  2. Plan een jaarlijkse licentie-audit. Kijk naar orphaned accounts, onbenutte licenties en overlap tussen tools. De uitkomst rechtvaardigt bijna altijd een aanpassing.
  3. Reken de TCO (Total Cost of Ownership) breed door. Licentiekosten zijn één onderdeel. Neem ook beheer, adoptie en ondersteuning mee. Pas dan zie je wat een werkplek écht kost en kun je keuzes eerlijk vergelijken.

Technologie is een middel, geen doel

Een moderne werkplek die werkt is geen kwestie van de juiste tools hebben. Het is een kwestie van de juiste tools, voor de juiste mensen, op de juiste manier ingericht en begeleid. Dat vraagt om keuzes vooraf én om een partner die verder kijkt dan de factuur.

Benieuwd naar meer?