De medewerkers van Promen gingen rustig over op de nieuwe moderne werkplek dankzij de juiste begeleiding en training.

“Met Acknowledge hebben we al jarenlang een goede band met wederzijds vertrouwen.”

Geert DomburgICT-manager bij Promen

Promen ondersteunt mensen bij het ontwikkelen van vaardigheden en het vinden van passend werk, zodat zij actief mee kunnen doen in de samenleving. Ze werken hierin samen met gemeenten en werkgevers, met focus op persoonlijke groei en maatschappelijke impact. Acknowledge is al sinds jaar en dag hun ICT-dienstleverancier. Toen de hard- en software van hun werkplekken aan vervanging toe waren klopten zij direct bij ons aan. In overleg zijn verschillende opties overwogen, zoals het vernieuwen van de huidige omgeving of een hybride oplossing. “Na veel wikken en wegen kozen we toch voor een volledig nieuwe werkomgeving. We zijn gefaseerd overgegaan naar een modern systeem van deze tijd”, vertelt Geert Domburg, ICT-manager bij Promen.

Volledig nieuw

De overstap naar een volledig moderne werkplek was spannend, maar wel de juiste keuze. Geert: “Het grote voordeel is dat we alle thin clients hebben vervangen. Dit gaf ons de mogelijkheid het helemaal opnieuw op te zetten. Hierdoor is de security weer up-to-date en zijn alle apparaten bij ons in beheer.” Er zijn nieuwe Notebooks uitgedeeld voor al het kantoorpersoneel. Alle data is van lokale servers volledig overgebracht naar de cloud, waardoor medewerkers voortaan altijd en overal kunnen werken via Office 365. Daarnaast is multi-factor authenticatie (MFA) ingevoerd en maakt Promen gebruik van de e-mailbeveiliging van Mimecast. “Het was voor ons heel belangrijk dat al deze veranderingen gefaseerd werden geïntroduceerd. Dat kost veel tijd, maar we willen onze medewerkers niet te veel belasten. Ondanks de kleine ICT-afdeling proberen we gebruikers in een gespreid bedje te laten komen”, legt Geert uit.

Gefaseerde migratie en training zorgen voor de juiste adoptie van de moderne werkplek bij Promen

Adoptie en training

Adoptiespecialist Pien van Hout was vanuit Acknowledge nauw bij het project betrokken. “Het succes van de overgang naar de moderne werkplek valt of staat bij hoe goed eindgebruikers ermee werken. Gelukkig heeft Geert dit heel goed door”, vertelt ze. “Met onze aanpak voor ICT-adoptie begeleidden we de medewerkers van Promen om de nieuwe manier van werken zo goed mogelijk te omarmen. Hiervoor zetten we verschillende methodes in, zoals de nodige interne communicatie, een introductievideo, referentiekaarten en een handleiding. Omdat Promen koos voor een gefaseerde overgang hadden we bovendien genoeg tijd om alle kantoormedewerkers te trainen tijdens workshops. In kleine groepen gingen we uitgebreid in op het gebruik van de nieuwe Notebooks en het (samen)werken met Teams. Deelnemers hadden de mogelijkheid zelf te oefenen en konden ervaringen uitwisselen.”

Volledig ingerichte nieuwe moderne werkplek.

Sterke adoptie- en trainingsaanpak die gebruik écht laat landen.

Gefaseerde migratie met minimale impact op de organisatie.

Rust en tevredenheid

Het was een tijdrovend project, maar uiteindelijk heeft het veel opgeleverd. Met ondersteuning van de projectmanager en technisch consultants van Acknowledge zijn alle Notebooks binnen een aantal weken netjes uitgerold. Voor grotere uitdagingen – zoals de security-oplossingen – zijn op tijd de juiste specialisten aangehaakt. En met de adoptieaanpak zijn medewerkers zoveel mogelijk aan de hand meegenomen. “Ik merk dat er nu een bepaalde rust en tevredenheid heerst, en dat is fijn. Ook nieuwe medewerkers laten ons weten dat ze verbaasd zijn hoe snel ze met hun laptop aan de slag kunnen. Dat is ook altijd ons doel: je inzetten naar de gebruiker toe”, vertelt Geert. Pien sluit zich hierbij aan: “Een mooi voorbeeld van de kracht van samenwerking, training en adoptie!”

Korte lijnen

Het grote voordeel van een langdurig partnerschap is dat Acknowledge de omgeving van Promen goed kent. “Dat praat wel een stuk gemakkelijker!”, zegt Geert. “Wij zijn te klein om het volledige beheer in eigen hand te houden, dus we moeten een partner hebben die het tweede- en derdelijns beheer over kan nemen. Het is fijn om dan te schakelen met een partij die op alle fronten weet waar we het over hebben. We hebben ook regelmatig contact met onze servicemanager, waardoor de lijnen kort en scherp zijn.” Geert beoordeelt het moderne werkplektraject met een mooie acht!