De complexe cloudmigratie bij VLC & Partners maakte een succesvolle ICT-overname en integratie van Mandema mogelijk.


Het hele traject verliep gewoon goed. Vanaf de start, het meedenken in de oplossing, tot de uitvoering. En de eindgebruikers hebben er amper last van gehad.

Joost van der VenICT-manager bij VLC & Partners

In 2016 nam VLC & Partners (VLC), adviseur in risicomanagement, Employee Benefits en Private Insurance, intermediair Mandema over van Nationale Nederlanden. Dit betekende niet alleen een overname van het personeel, maar ook het overzetten van alle e-mails en bedrijfsdata naar VLC. Acknowledge speelde als langdurig partner van VLC een belangrijke rol in het overzetten van de ICT-omgeving van Mandema. Al snel werd duidelijk dat een cloudomgeving de beste oplossing zou zijn voor de complexe overname. Voor VLC een goede reden om ook over te gaan op de cloud. Jan van der Spank, technisch consultant bij Acknowledge: “VLC draait nu helemaal op een cloudomgeving, maar wij beheren het netwerk. Uiteindelijk is zelfs de mail van Mandema en VLC overgezet naar Office 365. Dit maakt het echt een hybride oplossing.”

Een complexe puzzel

De overname van Mandema leverde het team van Acknowledge een flinke uitdaging op. De complexe puzzel van politieke belangen en veiligheid van bedrijfsgegevens werd voorzichtig in elkaar gezet. De data van Mandema moest worden losgekoppeld van Nationale Nederlanden, maar ze konden niet meteen integreren bij VLC vanwege de verschillende werkwijzen. “We hebben hard gewerkt om de serversituatie voor Mandema zo goed mogelijk na te bouwen, zodat ze zo min mogelijk van de overgang zouden merken. De data werd vervolgens als losse puzzelstukjes aangeleverd en door ons opgebouwd. Vaak moesten we ontbrekende onderdelen zelf nabouwen, zoals interfaces, connecties en e-mail”, vertelt Jan. Het duurde tot ongeveer een jaar na overname voordat Mandema volledig geïntegreerd kon worden met VLC. “Dat was het laatste stuk van de puzzel. En een ingewikkeld stuk ook! We moesten precies vastleggen welke werknemer toegang mocht hebben tot bepaalde gegevens. Vanuit Mandema richting VLC én andersom Uiteindelijk zijn we tot vier verschillende scenario’s gekomen. Zéker weten de meest complexe migratie die we ooit hebben uitgevoerd!”

Onverwacht succes

VLC is al lange tijd klant bij Acknowledge. Toen het nieuws van de overname van Mandema bekend werd gemaakt nam Erik Frey (Acknowledge) dan ook meteen contact op met VLC. Er werd vervolgens een projectteam opgesteld dat samen verschillende mogelijke trajecten uitwerkte. Uiteindelijk koos het hele team samen voor de oplossing die het beste aansloot op de situatie. Toch stond niet iedereen direct achter deze keuze. “De technische mensen van onze afdeling in Den Haag stonden sceptisch tegenover de overplaatsing van de ICT-omgeving van Mandema naar Acknowledge. Gelukkig zette de projectleider bij Acknowledge door, en met succes”, vertelt ICT-manager Joost van der Ven van VLC. “Dan zie je dat er toch veel gedaan kan worden in een korte tijd. En ook Den Haag is uiteindelijk heel tevreden!” Erik sluit zich hierbij aan: “We hebben zoveel mogelijk diensten gebruikt en optimaal geprofiteerd van wat Acknowledge te bieden heeft. Daardoor is het uiteindelijk helemaal gerealiseerd zoals we het hadden afgesproken.”

De kracht van een partner

De relatie van Acknowledge en VLC & Partners is inmiddels uitgegroeid tot een echt partnerschap. “Toen wij van start gingen met VLC brachten we een tender uit die door Acknowledge werd binnengehaald. Zij waren toen zelf ook nog niet heel groot. We zijn dus eigenlijk samen opgegroeid. Op een gegeven moment hoef je dan niet meer uit te leggen wat we doen en hoe onze systemen werken. Ze kennen ons”, vertelt Joost. VLC is dan ook heel tevreden over de dienstverlening bij Acknowledge. “We ervaren Acknowledge als heel betrouwbaar en klantgericht. Over het algemeen worden planningen altijd gehaald, dat is niet heel gewoon in ICT-land. Ze proberen altijd goed mee te denken en flexibel te zijn in hun dienstverlening. Ook het snelle en persoonlijke contact met de mensen is heel fijn, en dan maakt het niet eens zoveel uit met wie je te maken hebt. Bovendien is het beheer de afgelopen jaren flink verbeterd. Uiteindelijk verwachten we van een partner dat ze adviseren hoe je dingen het beste aan kan pakken, maar óók dat ze zeggen wanneer iets niet kan. Acknowledge is tegenover ons altijd eerlijk over de risico’s.”