Een nieuwe werkplek uitrollen en op tijd opleveren, dat lukt de meeste IT-teams wel. De planning is gevolgd, de devices zijn uitgerold en de licenties zijn toegewezen. En toch blijkt een paar maanden later dat medewerkers een groot deel van de mogelijkheden niet gebruiken. Medewerkers gebruiken Teams, maar elk team heeft een andere werkwijze. SharePoint is ingericht, maar bestanden worden nog steeds gedeeld via e-mail. Copilot-licenties worden nauwelijks gebruikt, of niet op een veilige manier. Kortom: de uitrol was een succes, de digitale adoptie niet.
Technologie laten landen
Technologie beschikbaar stellen is een technische opgave. Technologie goed laten landen is een menselijke. Daar zit precies het verschil tussen organisaties die wél rendement halen uit hun werkplekinvestering en organisaties die blijven hangen in half gebruik en oude gewoontes. Succesvolle organisaties begrijpen dat een uitrol pas klaar is als mensen er anders door gaan werken. Dat vraagt meer dan een handleiding of een introductiemail.
Grip krijgen op adoptie
Succesvolle organisaties beginnen met de waaromvraag. Die gaat niet over Microsoft 365 als middel, maar over het doel dat ze hiermee willen bereiken. Wat moet het concreet opleveren? Organisaties die willen dat samenwerken makkelijker wordt, stellen vanuit die boodschap de middelen beschikbaar die dit mogelijk maken. Medewerkers die begrijpen waarom technologieën en werkwijzen veranderen, haken minder snel af bij het adopteren ervan.
- Key user-netwerk bouwen: enthousiaste collega’s per afdeling die als eerste meegaan, vragen beantwoorden en laten zien dat het werkt. Geen IT’ers, maar gewone medewerkers die het vertrouwen van hun collega’s hebben.
- Adoptie plannen als onderdeel van het project, niet als nagedachte: communicatie voor, tijdens en na de uitrol, training op maat per doelgroep én een feedbackkanaal zodat mensen kunnen aangeven wat nog niet werkt.
- Meten wat gebeurt: gebruiksdata uit Microsoft 365 of WXP laat zien welke tools worden gebruikt en welke niet. Niet als controlemiddel, maar als verbeterinstrument.
De rol van IT verschuift
Een nieuwe werkplek succesvol laten landen vraagt iets van IT-verantwoordelijken. Niet alleen technisch opleveren, maar ook nadenken over wat er daarna gebeurt. Dat is een andere rol, een rol die meer invloed geeft op het uiteindelijke resultaat. De organisaties die dit goed doen, behandelen adoptie niet als een bijzaak, maar als een volwaardig onderdeel van de werkplekstrategie. Met een eigenaar, een plan en meetbare doelen. Onze checklist voor de moderne werkplek helpt je de juiste vragen te stellen en standaarden te bepalen voor jouw werkplekstrategie. Zo voorkom je dat je later moet bijsturen.
