ICT-verandertrajecten in de zorg

Zorgorganisaties hebben te maken met een omgeving die continu in beweging is. Soms is de eigen ambitie aanleiding voor aanpassingen en veranderingen. Maar verandertrajecten worden ook vaak ingegeven door wijzigingen in de marktomstandigheden of concurrentieoverwegingen. Een goed voorbeeld is de technologie-push: een nieuw ICT-instrument dat breed beschikbaar komt.

Een van de grootste uitdagingen van zorgorganisaties en -managers is om de invoering van de verandering organisatiebreed tot een goed einde te brengen. Onze ervaring is dat vooral menselijke factoren een grote rol spelen bij het behalen van de gewenste doelen. Voor een organisatie in de zorg is het van belang dat medewerkers snel de nieuwe werkwijze omarmen en eigen maken.

De menselijke kant

Jammer genoeg vergeten veel organisaties vaak de menselijke kant van een verandering. Je medewerkers zijn meestal niet degenen die kiezen voor een bepaalde ICT-oplossing, maar ze zijn uiteindelijk wel de mensen die ermee moeten werken. Wij voeren niet alleen ICT-trajecten uit voor de zorg, maar begeleiden ook de menselijke kant van ICT-verandertrajecten op een gestructureerde manier. Hiervoor maken we gebruik van de ADKAR-methode, een model dat in 2006 is ontwikkeld door Jeff Hiatt. Het werd in de praktijk geïntroduceerd door Prosci, een erkend advies- en trainingsbureau op het gebied van verandermanagement. Het ADKAR-model is vooral bedoeld als coachingsinstrument om medewerkers te helpen en bij te staan tijdens veranderprocessen binnen organisaties. Aan de hand van vijf elementen, die gezamenlijk ADKAR vormen, komt verandermanagement succesvol tot stand. Deze methode is al veelvuldig met succes ingezet voor bijvoorbeeld de overgang naar nieuwe werkplekken.

Created with Sketch.
Joyce van Roy-van der Meijden
Joyce van Roy-van der Meijden Consultant ICT-adoptie en verandermanagement

Ons team is gespecialiseerd in het begeleiden van ICT-verandertrajecten in de zorg. Met behulp van de ADKAR-methode overtuigen we medewerkers in vijf stappen om mee te doen met de ICT-veranderingen:

  • Awareness (bewustzijn)
  • Desire (verlangen)
  • Knowledge (kennis)
  • Ability (bekwaamheid)
  • Reinforcement (versterking)

Awareness

Het doel van de eerste stap is om bewustzijn te creëren. Zorg dat de hele organisatie begrijpt waarom de verandering noodzakelijk is. Als een verandering wordt aangekondigd treedt er vanzelf een natuurlijke weerstand op bij medewerkers. Daarom is het belangrijk dat je medewerkers bewust maakt van het feit dat ze moeten veranderen. Waarom heb je als organisatie deze verandering ingezet? En waarom is het belangrijk dat je medewerkers meegaan in deze verandering? Door deze vragen te beantwoorden neem je jouw werknemers mee in het proces.

Desire

Wanneer het duidelijk is waarom ze moeten veranderen is een verandering het makkelijkst te bewerkstelligen als medewerkers nieuwsgierig worden en het nut ervan inzien. Het is zelfs nog beter als ze zin krijgen in de verandering en het graag zo snel mogelijk zelf willen proberen. In deze fase creëer je een behoefte door te laten zien wat de medewerker er zelf aan heeft. Wat levert het ze op als ze aan boord stappen en meegaan in de verandering? Wat zijn de belangrijkste voordelen? En hoe maken ze daar optimaal gebruik van?

Knowledge

Kennis is nodig om te begrijpen hoe de verandering plaatsvindt, maar het is nog belangrijker om deze kennis om te zetten in acties. Medewerkers willen weten hoe ze de nieuwe tool moeten gebruiken, hoe ze samenwerken en hoe de verschillende onderdelen functioneren. Leg dit dan ook uit in instructiemateriaal of trainingen op maat. In veel ICT-verandertrajecten in de zorg begint men vaak meteen met de kennisoverdracht en worden de eerste twee stappen vergeten of heel kort aan het begin van de training geïntroduceerd. Maar de boodschap komt nou eenmaal beter over als deze al even tijd heeft kunnen bezinken. Daarnaast is het voor medewerkers belangrijk dat het (eind)doel van de verandering helder is.

ICT-verandertrajecten in de zorg

Ability

Om de veranderingen daadwerkelijk te kunnen uitvoeren, inzetten en gebruiken is bekwaamheid nodig. Met alleen een training en instructie ben je er nog niet. Juist na de training begint het intensieve traject. Dan moeten medewerkers gaan werken met de nieuwe tool en wordt de opgedane kennis in de praktijk gebracht. In deze fase is het vooral van belang om medewerkers te blijven stimuleren om de nieuwe tool te gebruiken. Een belangrijke stap tijdens ICT-verandertrajecten in de zorg.

Reinforcement

Tijdens de laatste fase van het verandermanagement wordt alle opgedane kennis en ervaring uit het traject versterkt. Zo wordt de gewenste verandering geborgd en verder uitgebouwd. Je moet voorkomen dat medewerkers terugvallen in hun oude werkwijze. Als ze niet gestimuleerd worden om de nieuwe manier van werken te blijven gebruiken, dan sluipt de oude manier weer terug in de organisatie. Je kunt erachter komen of je organisatie op de goede weg zit door voorafgaand aan je verandering doelstellingen te formuleren, zoals kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s). Tijdens deze laatste fase haal je die KPI’s er weer bij om vast te stellen of het verandertraject succesvol is uitgevoerd.

Veranderen kun je leren

Dromen en ambities moeten groots zijn. Dit stimuleert beweging, en dus verandering, in jouw zorgorganisatie. Veranderingen succesvol doorvoeren lukt echter alleen als je daar de juiste kunde en bereidheid voor hebt. Voor de wil om te veranderen is betrokkenheid nodig. Te grote en te snelle stappen zorgen ervoor dat je niet ver komt. Wij zetten graag onze kennis over de zorg in om de ICT-verandertrajecten in jouw organisatie tot een succes te maken!