(function(d,s,i,r) { if (d.getElementById(i)){return;} var n=d.createElement(s),e=d.getElementsByTagName(s)[0]; n.id=i;n.src='//js.hs-analytics.net/analytics/'+(Math.ceil(new Date()/r)*r)+'/554273.js'; e.parentNode.insertBefore(n, e); })(document,"script","hs-analytics",300000);

De zes stappen voor succesvol licentiebeheer

Licentiebeheer is voor veel organisaties een flinke taak. Regelmatig ontstaat er een wirwar aan licenties waardoor er teveel wordt afgenomen dan daadwerkelijk nodig is. Daarnaast voeren softwarepartijen steeds vaker audits uit in samenwerking met accountancykantoren. Overzicht is dus van belang. Wij vertellen je hoe je licentiebeheer op orde krijgt én houdt.

Wat zijn die 6 stappen dan?

1. Licentiemanagement op orde
Softwarelicencering is niet eenvoudig. Zorg ervoor dat iemand met kennis van zaken de software inkopen voor je doet en het softwaregebruik continu monitort.

2. Installaties en gebruik loggen
Bespaar kosten door installaties en gebruik te loggen. Dit doe je enerzijds omdat applicaties ongebruikt blijven of anderzijds omdat ze niet langer door de leverancier ondersteund worden.

3. Bijhouden van contracten
Houd bij hoelang licenties lopen en wat de momenten zijn dat het contract verlengt hoort te worden. Doe je dit niet maak je jouw organisatie kwetsbaar voor oneffenheden en kostbare ongelegenheden.

4. Licentievoorwaarden in kaart brengen
Licentievoorwaarden veranderen regelmatig. Houd hier als organisatie rekening mee. Doe je dat niet levert het problemen op met compliance, wat weer leidt tot boetes bij een audit van de leverancier.

5. Gebruiksvoorwaarden opstellen
Lees de gebruikersvoorwaarden van de software goed door. Hierin worden onderwerpen vermeld als upgrades, downgrades, gebruik op virtuele machines en werken met verschillende versies.

Software asset management

Licentiebeheer is onlosmakelijk verbonden met software asset management. Volgens ITIL is de definitie van software asset management (SAM): alles wat nodig is (mensen, processen en technologie) om ervoor te zorgen dat een organisatie zijn software assets kan managen (risico’s), beheren (kosten) en beschermen. Continu en gedurende de complete levenscyclus van software.

Wij geven je een kijkje in de keuken van Comparex. Deze partner is de meest waardevolle ICT solutions en serviceorganisatie van Nederland. Met ruim 180 professionals adviseren zij klanten dagelijks over ICT uitdagingen zoals cloud, mobility, security, computing everywhere, informatiemanagement, digital content, big data, analytics en software asset management.

Wij interviewden Patrick Spruit, Accountmanager Software Asset Management van Comparex, en vroegen hem het hemd van het lijf over hun SAM oplossing! 

Voor welke doelgroep is SAM geschikt?
SAM is zeer breed inzetbaar. Er is wel een bepaald omslagpunt waarop het handmatig bijhouden van je software assets niet meer te doen is. Daarom is voor elke organisatie vanaf ca. 150 werkplekken een vorm van SAM de meest efficiënte wijze om je licentiepositie per gewenste vendor te managen.

Naarmate het aantal werkplekken en het aantal verschillende softwarefabrikanten, en daarmee ook de verschillende contractvormen en licentiemodellen toeneemt, groeit ook de noodzaak om te starten met SAM of om de reeds gestarte SAM processen verder te optimaliseren. Dit geldt voor alle branches. Van zorg en overheid tot corporate en enterprise organisaties. Het mooie is dat je allerlei doelstellingen kunt formuleren en opvolgen. Zo zorg je ervoor dat je lean omgaat met je software uitgaven.

Welke mogelijkheden zijn er?
Afhankelijk van de doelen die binnen een organisatie worden gesteld zijn er uiteenlopende diensten/methodes om die doelen te behalen. Samen met jou formuleren wij de doelstellingen die we vervolgens uitvoeren met de gewenste mate van ondersteuning. Dit doen we door een desbetreffende specialist of consultant.

Vaak wordt ons gevraagd om te starten met een licentieadvies over één enkele of juist meerdere vendoren. In dit rapport brengen we de huidige licentiepositie in kaart. We noemen concrete aanbevelingen om de omgeving te optimaliseren. Afhankelijk van de uitkomst van de scan is optimalisatie mogelijk in de inrichting van de onderliggende infrastructuur als ook in de contractvorm waaronder licenties aangeschaft worden.

Wanneer we bij de scan gebruikmaken van specifieke tooling ontstaat er inzicht in besparingsmogelijkheden. Dit komt doordat we precies zien wie welke applicatie vanaf welk moment en voor hoelang gebruikt wordt. Deze gegevens zijn later ideaal om beleidsmatige beslissingen te nemen over de aanschaf van software, het opnieuw toekennen van licenties en het opruimen van licenties die niet of nauwelijks worden gebruikt.

Ten slotte is er nog een kleine stap nodig om de tooling permanent in te gaan zetten en zaken blijvend te (laten) monitoren. Soms is het nodig om eerst de juiste awareness te creëren. In dat geval zetten we een training, assessment of een workshop in. Je verkrijgt daardoor de benodigde kennis of gaat stappen zetten omtrent onderwerpen zoals: Wie wordt er inhoudelijk verantwoordelijk? Welk beleid over gebruik en aanschaf van softwarelicenties wil je opzetten? En hoe stroomlijn je de betreffende processen?

Wat zijn de resultaten en voordelen van het inzetten van SAM?
SAM is zekerheid, professionaliteit en geld. Daarmee bedoelen we dat je door het inzicht dat je creëert volledig in control bent. Je beschikt over feitelijke gegevens en voorkomt daardoor dat je onnodig risico loopt op het vlak van compliance. Bij een eventuele review van een gebruiker onderneem je tijdig actie. Geen onzekerheden en aannames meer.

Tegelijkertijd leidt het beheer van je applicatieportfolio, een goede registratie van je licentiedocumenten en inzicht in kosten en risico’s tot de mogelijkheid om de softwarekosten door te belasten tot groei in professionaliteit.

Doordat je gaat besparen op niet gebruikte software en eventueel door consolidatie, door het optimaliseren van je infrastructuur en het versterken van je onderhandelingspositie richting je vendor, resulteert SAM rechtstreeks in financieel voordeel. Geld wat zonder de inzichten die SAM verschaft, jaarlijks terugkerend zijn en onnodig uitgegeven worden.

Licenties en licentiebeheer

Kun je wel wat hulp gebruiken bij licentiebeheer? Wij helpen je graag. Ons licentie- en contractenportaal biedt een realtime overzicht van de (af)lopende licenties en contracten.

Wil je meer weten over het licentie- en contractenportaal? Ga dan naar onze licentieportaal-pagina, of laat onderstaand je gegevens achter. We nemen graag contact met je op!

Gerelateerde artikelen

Evenementen

Er zijn geen resultaten gevonden.