(function(d,s,i,r) { if (d.getElementById(i)){return;} var n=d.createElement(s),e=d.getElementsByTagName(s)[0]; n.id=i;n.src='//js.hs-analytics.net/analytics/'+(Math.ceil(new Date()/r)*r)+'/554273.js'; e.parentNode.insertBefore(n, e); })(document,"script","hs-analytics",300000);

Bespaar op licentiekosten (deel 2 van 4)

In het vorige blog las je over het verplichte SPLA programma voor Microsoft licenties bij een IaaS dienst. SPLA is een flexibele, maar ook dure vorm van licenceren. Voor het gebruik van de software betaal je namelijk veelal per gebruiker. Benieuwd hoe je hierop bespaart en er toch het maximale uit haalt? 

De voordelen van SPLA

Op het moment dat je licenties koopt heeft dit een aantal voordelen:

  • Je bepaalt zelf hoe lang je de software inzet. 
  • Je hebt geen verplichting om te upgraden naar de nieuwste versie.
  • Het is vaak mogelijk om een CPU licentie af te nemen waardoor het aantal gebruikers niet meer van belang is. 
  • Het is mogelijk om per device te betalen in plaats van per gebruiker.

Zo zit het in elkaar

Binnen SPLA betaal je meestal één bedrag per maand per gebruiker. Hoe langer je bepaalde software inzet hoe duurder het dus wordt. In sommige gevallen is het wel nog mogelijk om per CPU te betalen, maar dit is lang niet in alle gevallen. Afrekenen per device behoort niet tot de mogelijkheden. Je bent verplicht de laatste versie van de software te gebruiken. Dit brengt uiteraard wat migratiekosten met zich mee. Belangrijker voor dit artikel is echter dat je dus ook betaalt voor die upgrade.

Bij een gekochte licentie geeft Microsoft de keuze of je Software Assurance af wil nemen, ofwel het recht om te mogen upgraden naar een nieuwere versie. Binnen SPLA is dit verplicht. Als je normaal gesproken een licentie afneemt zonder SA, wat veel partijen doen, dan is dit binnen SPLA niet meer mogelijk. Je gaat dan dus sowieso meer betalen voor een licentie.

Bespaar op licentiekosten 3.jpg

De overstap maken

Als je dan toch die overstap wil maken naar een IaaS platform en dus naar het SPLA programma, hoe hou je het dan kosteneffectief? Het antwoord ligt in het opstellen van gebruikersprofielen. Welke software heeft een gebruiker nu echt nodig? Bij gekochte licenties is onze ervaring dat er vaak veel meer gebruikers toegang hebben tot software dan strikt noodzakelijk.

Voorbeeld 1

Een voorbeeld is het gebruik van een BI of database omgeving voor het genereren van rapporten. In een traditionele situatie zijn er bijvoorbeeld 100 gebruikers in een organisatie die toegang dienen te hebben tot deze rapporten. Zij krijgen vervolgens ook allemaal toegang tot de betreffende BI of database server. Binnen SPLA betekent dit dat je ook voor 100 gebruikers betaalt.

Je kunt je de vraag stellen of het nodig is dat ze het rapport van de server zelf af halen. Waarschijnlijker is het nodig dat er maar een aantal gebruikers daadwerkelijk gebruik van maken. De overige mensen bekijken ze slechts. Het is in dit geval dus gemakkelijker om bijvoorbeeld vijf gebruikers toegang geven tot de BI of database omgeving. De andere gebruikers halen het rapport vervolgens van een intranetsite waar dit gepubliceerd wordt. Op die manier worden er 95 gebruikerslicenties uitgespaard.

Voorbeeld 2

Een tweede voorbeeld is Microsoft Office. Traditioneel wordt er vaak voor gekozen om voor alle gebruikers Office Professional af te nemen. Omdat Office licenties meestal lang ingezet worden en er vaak een versie overgeslagen wordt is dit financieel prima haalbaar.

Zoals gezegd betaal je binnen SPLA per maand en wordt de licentie dus “duurder” op het moment dat je deze langer inzet. Ofwel er je kunt geen kosten besparen door de investering in een licentie lang uit te nutten. Om dit te ondervangen dien je kritisch te kijken naar de versie die een gebruiker nodig heeft.

Veelal is Office Standard al voldoende. Misschien zijn er wel gebruikers die helemaal geen Office pakket nodig hebben omdat ze enkel in een centrale business applicatie werken. Deze overweging wordt pas echt interessant als Office365 ingezet wordt. Wanneer Office365 E1 (de versie met alleen webapplicaties) inzet wordt voor een grote groep gebruikers die slechts sporadisch gebruikmaken van het Office pakket scheelt dit aanzienlijk in de kosten.

Gebruikersprofielen opstellen

Samengevat loont het om als organisatie een matrix op te stellen waarin je beschrijft welke gebruiker, op welk device, bepaalde software nodig heeft en dit te consolideren in gebruikersprofielen. Vervolgens maak je de keuze of iemand een complete desktop nodig heeft of dat een enkele SaaS applicaties met passende software voldoende is. Op deze manier neemt het aantal benodigde licenties fors terug, iets dat binnen SPLA direct tot een kostenreductie leidt en daarmee het licentiemodel aantrekkelijk houdt.

Gerelateerde artikelen